فرم هاي ديجيتال اتفاق نويي به شمار نمي آيند و زمان زيادي است كه امكان ساخت اين گونه فرم ها در نرم افزارها و سايت هاي مختلف گنجانده شده است.
با اين حال، متاسفانه هنوز در كشور ما هر كجا برويد، انواع و اقسام فرم هاي كاغذي جلويتان مي گذارند تا يكي پس از ديگري پرشان كنيد كه اين كار باعث مي شود حجم زيادي كاغذ، جوهر و البته وقت در لابه لاي هزاران فرم هدر برود. در حالي كه به جاي بسياري از اين فرم هاي كاغذي مي توان براحتي فرم هاي ديجيتال ايجاد كرد تا كاربران اطلاعاتشان را در آنها وارد و ارسال كنند. در اين مطلب، نحوه ايجاد اين گونه فرم هاي ديجيتال را در ورد مايكروسافت و همچنين به صورت آنلاين بدون نياز به نرم افزار آموزش مي دهيم.
ساخت فرم در وُرد
ورد مايكروسافت يكي از بهترين نرم افزارها براي ساخت فرم هاي ديجيتال است و در دسترس بودن، آن را به نخستين گزينه براي انجام اين كار مبدل كرده است. با اين وجود، به دليل آن كه گزينه هاي ساخت فرم در ورد در حالت پيش فرض ديده نمي شوند، بسياري از كاربران از وجود آن بي اطلاع هستند!
آشكارسازي ابزارها و شروع
براي ساخت يك فرم در ورد، اولين قدم، فعالسازي تب توسعه دهنده (Developer) است كه گزينه هاي فرم در آن قرار گرفته است. اين تب برخلاف ديگر تب ها به صورت پيش فرض آشكار نيست و براي نمايش آن در وردهاي نسخه هاي 2010 به بالا به اين صورت عمل كنيد: روي File در نوار بالا كليك كرده و Options را بزنيد. سپس به بخش Customize Ribbon در آن برويد و از منوي بازشدني دست راست گزينه Main Tabs را انتخاب كنيد.
حال در فهرست پايين آن، تيك تب Developer را گذاشته و OK كنيد تا تب Developer به عنوان آخرين تب در نوار بالا قابل مشاهده شود. در ورد 2007 گزينه فعالسازي اين تب به شكل مستقيم در تنظيمات ورد (Word Options) و قسمت Popular قرار دارد. حالا كه تب توسعه دهنده در بالا وجود دارد، ابزارهاي مناسب براي ساخت يك فرم در اختيارتان است. مي توانيد از يك صفحه خالي آغاز كنيد و فرم را با قسمت هاي مختلفش بسازيد يا از قالب هاي آماده ورد استفاده كنيد.
اين قالب ها به صورت آنلاين هستند كه براي ديدن و انتخابشان كافي است در منوي ايجاد يك فايل جديد، در قسمت بالا كلمه Forms را جست وجو كنيد. از ميان نتايج جست وجو روي قالبي كه مي خواهيد كليك كرده و Create يا Download را بزنيد تا قالب موردنظر دانلود شده (قالب ها حجم چنداني ندارند) و فايلي با آن قالب ايجاد شود.
افزودن محتواي فرم
براي افزودن بخش هاي مختلف به فرم كه ورد به آنها فيلدهاي كنترل محتوا (Content Control Fields) مي گويد، مكان نما را در جايگاه دلخواه قرار داده و فيلد موردنظرتان را از قسمت Controls در تب Developer انتخاب كنيد. براي مثال مي توانيد در فرم بنويسيد «نام:» و در جلوي آن يك Plain Text Content Control بگذاريد تا افراد نامشان را در آن بنويسند يا اگر مي خواهيد در قسمتي تاريخ تولد انتخاب شود، Date Picker براي انجام آن مناسب است.
در قسمت Controls هشت فيلد مرسوم از جمله متن عادي (Plain Text)، مربع انتخاب (Check Box) يا فهرست هاي بازشدني (Drop-Down Lists) ديده مي شود كه براي ساخت بيشتر فرم ها كافي خواهد بود. ورد همچنين تعدادي از كنترل هاي قديمي تر و ActiveX را در بخشي جداگانه به نام Legacy Tools تعبيه كرده (نهمين گزينه در قسمت كنترل ها) كه در صورت نياز، از آنها نيز در فرم ها مي توان بهره برد. علاوه بر اين، براي آنهايي كه در ورد و به طور كلي نرم افزارهاي آفيس حرفه اي هستند، ابزارهاي كدنويسي و ماكرو در بخش Code قرار گرفته تا بتوانند فرم هاي پيچيده تر و با كنترل بيشتر را توليد كنند.
تغيير تنظيمات و شخصي سازي
پس از آن كه فيلدها و كنترل هاي موردنظرتان را روي فرم قرار داديد، مي توانيد مشخصات اين فيلدها را بر حسب نياز تغيير دهيد. كافي است با انتخاب هر فيلد، روي گزينه Properties در قسمت Controls كليك كنيد تا ديالوگي حاوي اين مشخصات ظاهر شود.
اگر دنبال تغييرات اساسي تر و دقيق تر هستيد نيز ورد گزينه اي براي اين كار پيش روي شما گذاشته است: حالت طراحي (Design Mode). با انتخاب يك فيلد و كليك روي اين گزينه به حالت طراحي مي رويد كه تغييرات بيشتري براي فيلدها در اختيارتان مي گذارد. وقتي با فعال بودن حالت طراحي، گزينه Properties را بزنيد به جاي يك ديالوگ ساده، فهرستي جزئي از خواص آن فيلد مشاهده خواهيد كرد كه مي توانيد هر كدام را به دلخواه تغيير دهيد.
ذخيره و محافظت
حالا كه فرمتان را ايجاد و محتواي مورد نظرتان را در آن قرار داديد، وقتش رسيده كه اين فرم را براي ارسال به افراد و پر شدن توسط آنها آماده كنيد. اگر فايل ساخته شده را به همين حالتي كه هست به كسي بدهيد، آن فرد به آساني مي تواند علاوه بر پر كردن فرم، محتواي آن را هم تغيير دهد! چيزي كه به هيچ عنوان قابل پذيرش نيست!
در ورد براي جلوگيري از اين اتفاق و ثابت كردن محتواي استاتيك فرم ها، دو راهكار وجود دارد؛ راه اول و ساده تر، استفاده از گروه بندي است. كافي است همه محتواي فرم را انتخاب كنيد (با ميانبر Ctrl+A) و از قسمت Controls گزينه Group را بزنيد تا اين محتوا گروه بندي شود. در اين حالت، فقط فيلدها قابل ويرايش خواهند بود و ديگر محتواها قفل مي شوند.
راه دوم، محدود كردن ويرايش به كمك گزينه Restrict Editing در تب توسعه دهنده است. با كليك روي اين گزينه، منويي از كنار باز مي شود كه در آن تيك قسمت دوم يعني Editing Restriction را گذاشته و از منوي پايين آن، Filling in forms را انتخاب كنيد. حال دكمه Yes, Start Enforcing را بزنيد تا با تعيين يك رمز عبور، امكان ويرايش محتواي استاتيك فرم بدون دانستن رمز عبور امكان نداشته باشد!
فرم آنلاين
اگر حس مي كنيد ساخت يك فرم در ورد دردسر دارد و دنبال راه حل ساده تري براي ايجاد مواردي چون نظرسنجي ها، پرسشنامه ها يا حتي آزمون ها مي گرديد، فرم هاي گوگل (Google Forms) بهترين گزينه براي شماست!
گوگل محيطي ساده و در عين حال بسيار كاربردي آماده كرده كه هر كسي به سرعت و آساني بتواند در آن فرمي بسازد و به اشتراك بگذارد. براي ساخت فرم در اين محيط، به آدرس forms.google.com برويد و يك قالب يا فرم خالي را براي شروع كار انتخاب كنيد. فرم هاي گوگل به طور ساده از فهرستي از سوالات به صورت پشت سر هم ساخته مي شوند كه يكي از انواع مختلفي از پاسخ ها (چندگزينه اي، تشريحي و...) براي هر سوال قابل استفاده است.
يعني تعيين مي كنيد مي خواهيد پاسخ اين سوال از چه نوعي باشد و سپس پاسخ(هاي) آن را تنظيم مي كنيد. كنترل هايي چون اجباري بودن پاسخ به برخي سوالات يا انتخاب حداقل چند گزينه از ديگر تنظيمات مربوط به سوال و جواب است.
علاوه بر اين، براي هر پرسش و پاسخ يا در ميان آنها مي توانيد از تصاوير و ويدئوها نيز استفاده كنيد. گوگل اين امكان را نيز در اختيار گذاشته كه سوالاتتان را در بخش ها (Section) دسته بندي كنيد. پس از آن كه فرم مورد نظرتان را از ميان فرم هاي گوگل ايجاد كرديد، با كليك روي دكمه ارسال (Send) آن فرم را براي افراد مختلف مي فرستيد تا پر كنند. ارسال فرم مي تواند به فهرستي از ايميل ها باشد، لينك آن به اشتراك گذاشته شود و حتي در داخل يك صفحه وب تعبيه (Embed) شود. تنظيماتي مانند لزوم ورود به اكانت گوگل براي پر كردن فرم يا امكان ويرايش پس از ارسال نيز از طريق منوي تنظيمات (آيكون چرخ دنده) براي هر فرم قابل تعيين است.
http://www.beytoote.com
