آئین نامه خدمات تخصصی اسناد

* ماده 1 تعاریف و کلیات

 منابع خاص اسناد

تمامی مدارک موجود در گروه اسناد مدیریت امور اسناد و مطبوعات اعم از عکس ، سند ، نقشه ، انتشارات دولتی و مواد دیداری و شنیداری در زمره مواد خاص سازمان محسوب میگردد .
اهداف
فراهم آوری و بستر سازی زمینه مطلوب ارائه خدمات به محققان و مراجعان در چهارچوب و مقررات این آئین نامه جهت رفع نیازهای اشخاص حقیقی و حقوقی و غنابخشیدن به امر پژوهش از اهداف این گروه است .

وظایف گروه کارشناسی

در خصوص بررسی درخواست و تعیین نفاست اسناد که بر این اساس میزان نرخ خدمات و در اختیار قراردادن اسناد تصمیم گیری میکند .

اعضای گروه کارشناسی و نحوه انتخاب آنان

 سرپرست گروه اسناد - کارشناس مسئول بخش مخزن اسناد - کارشناس مسئول بخش تاریخ شفاهی -  کارشناس پژوهش - کارشناس مواد دیداری و شنیداری - کارشناس اتاق محققان
اعضای گروه کارشناسی ، توسط ریاست سازمان تعیین و منصوب میگردند . و در صورت نیاز در ترکیب آن  تغییر داده خواهد شد .

رئیس گروه کارشناسی و وظایف

رئیس گروه ، سرپرست گروه اسناد بوده و توسط ریاست سازمان و تأیید مدیریت امور اسناد و مطبوعات نصب میگردد .
وظایف رئیس گروه عبارت است از : تعیین زمان برگزاری جلسات ، هدایت و رهبری جلسه ، دعوت از کارشناسان مختلف در جلسه ، ارائه جوابیه گروه به مراجعه کنندگان و متقاضیان .

دبیر گروه و وظایف

دبیر گروه از بین اعضا و با نظر ریاست گروه منصوب میگردد . و وظایف او عبارت است از هماهنگی با رئیس گروه در برگزاری جلسات ، قرائت صورت جلسه ، نوشتن صورت جلسه و اطلاع رسانی .

تشکیل جلسه

جلسات گروه با نصف بعلاوه یک اعضاء رسمیت یافته و تصمیمات آن قابل اجرا میباشد . همچنین تشکیل آن نیز منوط به درخواست منابع خاص گروه اسناد توسط محققین و مراجعه کنندگان و یا تقاضای رئیس گروه خواهد بود .

گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد در صورت نیاز با نظر رئیس گروه می توانند از کارشناسان مختلف جهت شرکت در جلسه و یا مشاوره استفاده نمایند .

* ماده 2 شرایط عمومی استفاده از منابع خاص گروه اسناد

2-1.  مراجعه کنندگان با داشتن معرفینامه معتبر با موضوع تحقیق و تأیید مدیریت امور اسناد و مطبوعات و سرپرست گروه اسناد می توانند درخواست خود را جهت دریافت منابع خاص ارائه دهند .
2-2.  متقاضیان دیدن منابع خاص و فیش برداری از آنها ، پس از تأیید مدیریت امور اسناد و مطبوعات ، سرپرست گروه اسناد و کارشناس مسئول بخش مخزن با پر نمودن بخش اول و دوم فرم درخواست منابع خاص گروه اسناد و هماهنگی کارشناس اتاق محققان ، طبق مقررات میتوانند نسبت به دیدن و فیش برداری از منابع اقدام نمایند .
2-3.  بابت نرخ اطلاع رسانی منابع خاص، توسط کارشناس اتاق محققان به مراجعه کنندگان و درخواست کنندگان اینترنتی ، بابت هر شماره اموالی و بررسی محتوایی منابع و حداکثر 30 دقیقه زمان صرف شده هزار ریال دریافت می شود .
2-4. اگر مراجعه کنندگان متقاضی تصویر ، کپی و تکثیر از منابع خاص باشند بعد از تأیید مدیریت امور اسناد و مطبوعات ، سرپرست گروه اسناد و پرنمودن کامل فرم درخواست منابع خاص گروه اسناد باید درخواست آنان در گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد مطرح و پس از موافقت و مشخص نمودن تعداد ، توسط گروه طبق مقررات و با پرداخت هزینه ها نسبت به تهیه تصویر ، کپی و تکثیر با هماهنگی کارشناس امور محققان اقدام کنند .
2-5.  پر نمودن فرم درخواست منابع خاص گروه اسناد برای همه درخواست کنندگان الزامی است .
2-6.  در مورد طرحهای پژوهشی مصوب سازمان که در حال اجرا است چنانچه محقق دیگری درخواست همان منابع خاص مورد تحقیق را داشته باشد با موافقت مجری طرح و تأیید گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد ارائه آن منابع بلا مانع است .
2-7.  ارائه تصویر یا کپی منابع خاص جهت مبادله با تأیید سرپرست گروه اسناد ، مدیریت امور اسناد و مطبوعات با کسب مجوز از ریاست سازمان بلامانع است .
2-8. . تمامی درخواستهای تصویر ، کپی و تکثیر باید در گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد مطرح و گروه درباره موافقت یا رد تقاضای آنان، تعداد تصویر، کپی و تکثیر و محاسبه هزینه آن بر حسب تعرفه های موجود ، شخص درخواست کننده (داخلی یا خارجی ) و نوع و نفاست سند تصمیم بگیرد .
2-9.  نرخ تعرفه ها برای محققین و مراجعه کنندگان داخلی و خارجی متفاوت خواهد بود . نرخ ارائه خدمات و تصویر و کپی منابع خاص به افراد خارجی برابر تعرفه های مشخص شده بوده وتوسط گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد تعیین می شود .
2-10.   ارائه تصویر و کپی منابع خاص اهدایی به اهدا کنندگان آن ها رایگان می باشد ولی در خصوص فروشندگان این منابع ضمن ارائه تصویر و کپی از منابع فروخته شده به فروشندگان ، تنها هزینه کپی و تصویر از آنان دریافت می گردد .
2-11.  هیچ یک از منابع خاص گروه اسناد ، امانت داده نمی شود . خروج اصل منابع خاص گروه اسناد نیز در شرایط خاص، مانند مرمت ، با تأیید سرپرست گروه ، مدیریت امور اسناد و مطبوعات و با کسب مجوز از ریاست سازمان مقدور خواهد بود
2-12.  برخی از منابع خاص ، مانند اسناد موقوفات و عکس یا فیلم اشخاص ، که اصل آن متعلق به اشخاص حقیقی یا حقوقی دیگری بوده ، جهت تهیه تصویر و کپی ، کسب مجوز از این اشخاص الزامی است .
2-13.  تعیین نفاست و محرمانه بودن منابع خاص با گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد بوده و تصمیم گیری درباره خدمات این مدارک و منابع بر عهده مدیریت و اخذ مجوز از ریاست سازمان می باشد .
2-14.  تشخیص نفاست و تعیین قیمت نفایس برابر تعرفه های مشخص و برعهده گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد می باشد .
2-15.   تمامی قیمت تعرفه های ارائه خدمات منابع خاص گروه اسناد شامل ارزش معنوی اسناد اعم از قدمت ، نفاست و هزینه های آماده سازی ، طبقه بندی ، تهیه نسخه و پشتیبان ، نگهداری ، نمایه سازی و ... می باشد . و هزینه های جانبی مانند : اسکن رنگی یا سیاه و سفید ، نوع و اندازه کاغذ ، فیلم ، سی دی ، دیسکت و ... مطابق تعرفه های مصوب سازمان بوده و بر آن افزوده می شود .
2-16.  تمامی اسناد ، عکس ، فیلمها و دیگر منابع خاص گروه اسناد باید به مهر گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد ممهور گردیده و سپس به مراجعه کنندگان داده شود .
2-17.  جهت ایمنی از آسیب حتی المقدور باید تصویر و کپی منابع خاص گروه اسناد در اختیار محققین و مراجعه کنندگان قرار گیرد و تمامی منابع پس از استفاده برای بررسی عدم آسیب دیدگی به کارشناس اتاق محققان تحویل داده شود .

* ماده 3 شرایط اختصاصی استفاده از منابع خاص گروه اسناد

3-1.   تصویر وقف نامه های آستان قدس رضوی برای طرحهای خارج از سازمان تنها با مجوز کتبی از دفتر کل موقوفات آستان قدس رضوی ارائه خواهد شد .
3-2.  کپی نوار مصاحبه با دریافت هزینه تکثیر آن به اقوام درجه یک مصاحبه شونده بنا به درخواست آنان داده میشود .
3-3.  نسخه تکثیر شده نوار مصاحبه شونده جهت استفاده شخصی می باشد ، هرگونه استفاده غیر مجاز مانند کپی ، چاپ مطالب و انتشار عمومی آن ممنوع می باشد .
3-4.  دادن کپی نوار مصاحبه به مصاحبه شونده بلامانع است . اما در دفعات بعد هزینه نوار خام و تکثیر آن دریافت می گردد .
3-5.   در اختیار قراردادن نوارهای مصاحبه افراد که توسط تاریخ شفاهی تهیه شده است منوط به اجازه مصاحبه شونده می باشد .
در صورت عدم اجازه به دو صورت الف)  فوت مصاحبه شونده ب)  اگر مصاحبه شونده زنده بود با توجه به بحث کپی رایت  30 سال پس از انجام مصاحبه ، در اختیار قراردادن نوار مصاحبه با متن آن میسر خواهد شد .
3-6.   اسناد مکتوب به 3 دوره :  اسناد دوره صفویه و افشاریه - اسناد دوره قاجاریه و پهلوی اول-  اسناد دوره پهلوی دوم و انقلاب اسلامی تقسیم می شود و تعرفه های خدمات ارائه اسناد به محققان بر این اساس مشخص می گردد .
3-7.   هزینه خدمات اسناد دوره صفویه و افشاریه : پرینت بارزولیشن 300 به قیمت 30000 ریال ، کپی به صورت فابل کامپیوتری بر روی سی دی ، فلاپی و ...
 3-8.  هزینه خدمات اسناد دوره قاجاریه و پهلوی اول : پرینت بارزولیشن 300 به قیمت 20000 ریال ، کپی به صورت فابل کامپیوتری بر روی سی دی ، فلاپی و ...
3-9.  هزینه خدمات اسناد دوره پهلوی دوم و انقلاب اسلامی : پرینت بارزولیشن 300 به قیمت 15000 ریال ، کپی به صورت فابل کامپیوتری بر روی سی دی ، فلاپی و ...
3-10.  اسناد تصویری شامل : عکس ، نقاشی ، پوستر و نقشه به سه دوره زمانی :  قاجاریه و پهلوی اول تا انتهای سال 1332 شمسی - پهلوی دوم از ابتدای سال 1333 تا انتهای سال 1360 شمسی - انقلاب اسلامی از ابتدای سال 1361 تاکنون . تقسیم می شود و قیمت تعرفه های ارائه خدمات اسناد تصویری به مراجعه کنندگان بر این اساس تعیین می گردد .
3-11.  هزینه خدمات اسناد تصویری دوره قاجاریه و پهلوی اول تا انتهای سال1332  : پرینت بارزولیشن 300 به قیمت 40000 ریال ، کپی به صورت فابل کامپیوتری بر روی سی دی ، فلاپی و ...
3-12.  هزینه خدمات اسناد تصویری دوره پهلوی دوم از ابتدای سال 1333 تا انتهای سال 1360 : پرینت بارزولیشن 300 به قیمت 30000 ریال ، کپی به صورت فابل کامپیوتری بر روی سی دی ، فلاپی و ...
 3-13.  ارائه اسکن اسناد به مراجعه کنندگان با رزولیشن بیش از 150 به صورت فایل کامپیوتری منوط به اخذ مجوز از سرپرست گروه اسناد و مدیریت امور اسناد و مطبوعات می باشد .
3-14.  قیمت پایه ارائه خدمات عکسهای نفیس سه برابر عکسهای دوره قاجاریه و پهلوی اول تا انتهای سال 1332 شمسی خواهد بود .
3-15.   قیمت تعرفه کنتاکت ، نگاتیو ، اسلاید ، کارت پستال ، پوستر و نقشه مانند قیمت تعرفه های عکس می باشد .
3-16.  باتوجه به هزینه بالای مصاحبه ها فقط متن پیاده شده مصاحبه به مراجعه کنندگان ارائه می شود . و در موارد خاص با پیشنهاد سرپرست گروه و موافقت مدیریت امور اسناد و مطبوعات پس از تعیین قیمت در گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد نسبت به ارائه کپی نوار ویدئو ، کاست و سی دی اقدام می گردد .
3-17.  تعیین قیمت مصاحبه هایی که از آنها کپی نوارهای ویدئو ، کاست و سی دی تهیه می شود با گروه کارشناسی خدمات تخصصی اسناد بوده و با توجه به شخص درخواست کننده که حقیقی یا حقوقی باشد مشخص می گردد .