نگاهی به تاریخ دستورالعمل‌های اداری

در آرشیــو اسناد آستان قدس رضـــوی

نویسنده: شکوه السادات سمیعی

دستورالعمل‌های اداری همواره نقش سهولت،  اجرای مقررات رسمی، شفافیتِ ضوابطِ از پیش تعیین شده و تکمیل خلأهای موجود در قانون مصوب را ایفاء می‌کنند. به‌طور معمول در یک مجموعه اجرایی، مقامات صلاحیت‌دار، اصول ثانویه‌ای را به‌منظور تسهیل در تحقق اهداف و چشم‌اندازها، رفع ابهامات موجود و اجرای بهتر و کامل‌تر وظائف محوله وضع می‌کنند. این تعلیمات که به‌طور کتبی تنظیم می‌شوند نباید در تعارض و مخالف قانون، رسمی و حکومتی بوده و تکالیف متفاوتی برای مرئوسان تعریف کند، بلکه باید همسو با اصول قانونی و در خدمت اجرای بهتر و تکمیل ‌کننده نقایص آن باشد.

    تا قبل از دوره پهلوی که سیستم اداری ایران شکل رسمی‌تری پیدا نکرده بود، این قبیل تصمیماتِ داخلی و تکمیلی در مجموعه‌های اجرایی با عناوینی چون" نظامنامه، حکم، دستورالعمل و..." نامیده می‌شده، اما بعد از آن بیشتر با نام "اساس‌نامه، آیین‌نامه، بخشنامه‌های داخلی و..." یاد می‌شوند. در آرشیو مرکز اسناد آستان قدس موارد متعددی از وضع مقررات داخلی و اختصاصی جهت اداره امور این مرکز و سایر نهادهای اجرایی، با تبعیت از ضوابط حکومتی مشاهده می‌شود که با جزییات دقیقی وظایف بخش‌ها و تعهدات مناصب مختلف را تشریح و یادآوری می‌کند. تعداد و تاریخ برخی از انواع این اسناد به شرح ذیل است:

   در میان اسنادی با این مضمون، سندی به تاریخ ذی‌القعده 1270 ق. همزمان با  دوران قاجار وجود دارد که گرچه با عنوان "صورت قرارداد جناب بندگان جلالت نشان عالی وزیرنظام متولی‌باشی، خدمات هر یک از عمال خجسته اعمال سرکار عرش‌مثال...» به نگارش درآمده، اما در آن شرح وظایف و اقتضای مَناصب مختلف، به طور شفاف و دقیق از سوی تولیت حرم امام رضا(ع)، تشریح و به مقاماتِ زیرمجموعه  تنفیذ شده است. محتوای این قبیل اسناد برای محققانی که سوابق ساختار اداری آستان قدس را مورد مطالعه قرار می‌دهند، راهگشاست و منبع مناسب و مستدلی برای این نوع پژوهش‌ها به شمار می رود. 

  این سند، سوادِ حکم میرزا فضل‌الله خان وزیر نظام نوری، متولی‌باشی آستان قدس رضوی (از سال 1270 تا 1272 ق.)، خطاب به صاحبان مناصبی چون وزیر، مستوفی، محرر، ضابط و....است که وظایف مورد انتظار از هریک را به تفصیل روشن ساخته، و تبیین کرده است. با توجه به تاریخ سند و زمان آغاز انتصاب وزیر نظام نوری به تولیت آستان قدس رضوی در سال 1270 ق. بایست افزود وی در بدو ورود، نوعی آیین‌نامه داخلی و دستورالعمل اداری را در قالب این سند یا قرارداد صادر کرده تا مطابق نظرات و تصمیمات خود، اوضاع اجرایی و اداره امور این مجموعه را  به سامان برساند.

  نوع لحن این قرارداد نسبت به زیرمجموعه اداری آمرانه و تحکم‌آمیز است، چنانکه در بخشی از سند تأکید شده: « ...شرح دستخط سرکار عالی هریک از برادران عظام در شغل و اعمالی که معین شده باید محض رضای حضرت امام علیه‌السلام ساعد و جاهد باشند و احدی تخلف و تجاوز از شغل خود بنماید و یا تکاهل نماید از درجه شغل و عمل عاری خواهد شد....»
  در متنِ پیش رو به فرازهایی از اصول تعیین شده در قرارداد این متولی‌باشی با صاحب‌منصبان اداری‌اش اشاره خواهد شد. در بخش مربوط به وظایف ناظر چنین آمده است:« مقتضای منصب میرزا محمدصادق ناظر سرکار فیض‌آثار این است که غالباً در آستان قدس حاضر و به جمیع امورات متعلقه به آستان مقدسه ناظر باشند، و هرگاه مطلبی سرکارتولیت عظمی منظور داشته باشند، که خلاف مصلحت آستانه مقدسه باشد، باید جناب ناظر خدمت ایشان عرض کنند و معلوم دارند.  و محرر جناب نظارت در دفترخانه مبارکه مشغول تحریر محاسبات باشد. و معاملات کلاً به صوابدید جناب سرکار ناظر بگذرد. و جمیع معاملات نیزکلاً به‌عهده و اهتمام ایشان است، که در هیچ مقامی صرفه و صلاح وقف را ازدست ندهند، و غفلت نورزند.»

  این بخش از سند، مؤید جایگاه ویژه ناظر در آستان قدس رضوی‌ست که باید گفت مطابق این دستورالعمل تنها منصبی‌ست که حتی اجازه تذکر و یادآوری به مقام تولیت آستان قدس، و نظارت به دستورات اداری وی دارد. و می‌تواند در جمیع امورات آستانه مقدسه از صدر تا ذیل، اعمال نظر و دخالت کند.
  در خصوص تعهداتِ اداری مقام وزیر آستان قدس رضوی، در متن قرارداد قید شده است: «مقتضای منصب جناب  میرزا زین‌العابدین  وزیر سرکار فیض آثار است که در جمیع معاملات و محاسبات متعلقه به آستانه مقدسه مطلع باشند. و در بروات و معاملات و نوشتجات مهر ایشان....کمال اقتضای منصب ایشان است. و بدون اطلاع وزیر محاسبه ومعامله نگذرد، تا منصب و عمل مناسب یکدیگر باشد از صلاح آستانه مقدسه چشم نپوشد، رضای معمولی را بر صلاح خود اولی داند.» 

   در این قرارداد منصب مستوفی به انجام این دستورات مکلف شده است: «منصب جناب میرزا محمدرحیم مستوفی سرکار فیض آثار این است که در جمیع معاملات و محاسبات متعلقه به آستانه مقدسه اطلاع داشته، جزیی و محاسبات کلی از قلم ایشان بگذرد، و فهرست نوشتجاتی که نزد ضابط ضبط می‌شود، به جهت اطلاع و اقتضای استیفاء در دست جناب مستوفی بوده باشد و توجیه بروات بعد از نشان صحت که در بروات معمول است، مقتضای شغل استیفاست.»

  آخرین منصبی که در این نوشتار به شرح آن اکتفا خواهد شد، مقام ضابطی‌ست که شرایطش در این قرار داد اینگونه ابلاغ شده است:«مقتضای منصب جناب میرزا مهدی ضابط سرکار فیض آثار اینست که جمیع نوشتجات و اسناد و خط از معاملات و محاسبات و اجاره نامجات و قبوضات و غیره و ذالک در نزد ایشان ضبط شود، مهری به خط و مهر خود به جناب مستوفی بسپارند، و در بروات و اجاره‌نامجات با اطلاع ایشان بوده، صحه بگذارند، صاحب جلد و ثبت و مهر باشند و حسن خدمت را مُرعی و مضاعف دارند.»
  و در نهایت بعد از تعیین وظایف مناصبِ دیگر در ساختار آستان قدس رضوی، قرار داد با تذکر این مطلب خطاب به همه کارگزاران و صاحب‌منصبان به پایان رسیده است: «از شرایط خدمت یکی این است که از دو ساعت از روز گذشته تا پنج ساعت همه در دفترخانه مبارکه حاضر و مجتمع باشند و به لوازم خدمت یکدیگر، طوری مداخله ننمایند که مایه خلاف امور  شود  و محاسبات و معاملات که در خارج از دفترخانه مبارکه بگذرد، بی‌اعتبار دانند و شرط عمل و حسن خدمت در دفترخانه یا در حضور سرکار تولیت عظمی است. هریک در وقت خدمت دفترخانه  مبارکه بدون عذر شرعی و اذن از سرکار معدلت آثار تولیت اگر در خانه یا منزل خود یا جای دیگری معطل شود یا امری از امورات متعلقه آستانه مقدسه مهمل و معطل گذارد و البته متخلف از خدمت خواهد بود و ممنوع از تشرف دفترخانه مبارکه. والسلام، خیر ختام.»

   نکاتی که از بخش پایانی دستورالعمل‌ها می‌توان دریافت کرد، از این قرار است: 1 ـ ساعت اداری برای کارِ این مسئولان در دفترخانه پنج ساعت در روز بوده است. 2 ـ هیچ‌یک از مسئولان آستان قدس حق دخالت، یا انجام امور موازی با همکاران خود در دیگر مناصب را ندارند، تا از اختلاف نیروها و تداخل وظایف جلوگیری شود. 3 ـ  زمان ورود و خروج کارکنان مطابق ضوابط، و تحت نظارت خواهد بود، مگر با عذر شرعی و تایید متولی آستان قدس رضوی. 4 ـ هر گونه توافق و تفاهمی در خارج از محیط اداری، میان مسئولان آستان قدس با افرادی در خارج از آن مکان، فاقد اعتبار و رسمیت خواهد بود. 5 ـ  متخلفین در معطل نگه‌داشتن وظایف، و اهمال در امور جاری آستان قدس، از محل کار اخراج و ممنوع از تشرف خواهند شد.

   آگاهی از میزان دقت و تاکید به اجرای امور، تعیین چارچوب‌های اداری و نظارت در جزییات مقررات داخلی ِآستان قدس رضوی، همزمان با سال‌های میانی حکومت پادشاهان سلسله قاجار که در بسیاری از امور مملکتی هنوز انسجام، ضوابط مدون و  نظارت مستمری مشاهده نمی‌شد، مؤلفه ارزشمندی‌ست که این قبیل اسناد به ذهن مخاطب منتقل می‌کند. و امکان تحلیل مناسب و دیدگاهی مستدل از اوضاع اداری آستان قدس در آن زمان مهیا می‌سازد.