نمایه سازی اسناد
۱۳۹۴-۰۹-۱۲
نمایه سازی اسناد
جستجوی یک مدرک در مجموعه‌ای بزرگ بسیار وقت‌گیر و مشکل است یا باید جای دقیق نگهداری آن مدرک را دانست یا از محل کلی قرار داشتن مدارک در همان موضوع مطلع بود. برای حل چنین مشکلاتی در کتابخانه‌ها و آرشیوها نیاز به ابزار یا به عبارتی یاری دهنده‌هایی وجود دارد که نمایه یکی از این ابزارهاست. با استفاده از این شیوه سازماندهی اطلاعات می‌توان داده‌ها را به گونه‌ای سامان داد که هر کاربر و استفاده‌کننده‌ای به سهولت و در کمترین زمان ممکن بتواند به اطلاعات مورد نظر خود دست یابد.
معادل کلمه نمایه در انگلیسی واژه Index است که از واژه لاتینی Indic به معنی دلالت کردن گرفته شده است. کلمه نمایه نیز از مصدر نمودن و نماییدن گرفته شده است. برای فرایند تهیه نمایه که همان نمایه‌سازی است تعاریف مختلف و متنوعی ارائه شده است ؛ در یکی از کامل‌ترین این تعاریف نمایه سازی چنین توضیح داده شده است: «نمایه‌سازی، استفاده از واژگان کنترل شده برای بیان ایده‌های مهم مدرک است که ابتدا در آن ایده‌های اصلی استخراج و سپس اصطلاحات نمایه‌ای از یک زبان مستند انتخاب و به آنها منتسب می‌شوند».
پیشینه نمایه‌سازی در آستان قدس رضوی
بررسی‌ها نشان می‌دهد در سالهای پیش از انقلاب شیوه نمایه‌سازی جایگاه خاص و مشخصی در امر ذخیره و بازیابی اطلاعات منابع کتابخانه آستان قدس رضوی نداشته است. پس از آن نیز در سالهای نخست دهه 60 بر موضوع بهره گیری از روش نمایه‌سازی برای سازماندهی منابع آرشیوی موجود در اداره مخطوطات تأ کید می‌شود که انجام آن به دلایل متعدد امکان پذیر نشده و برای مدت زمان طولانی به تعویق می‌افتد.
نمایه‌سازی در حوزه مطبوعات
در سال 1373 موضوع تهیه نمایه توصیفی جهت نشریات و مجلات موجود در مخزن مطبوعات مطرح می‌شودکه هدف عمده آن معطوف به نظم بخشیدن اقلام و ویژگی‌های غیر موضوعی منابع است. بنابراین از مجموع نمایه‌های توصیفی نشریات ارسال شده به کتابخانه «فهرست مندرجات مجلات مخزن مطبوعات آستان قدس رضوی» تهیه و تدوین می‌شود که چاپ آن تا حدود 46 شماره ادامه می‌یابد و بعد از آن متوقف می‌شود.
نمایه‌سازی در حوزه اسناد
همان طور که اشاره شد در سالهای پیش از انقلاب در زمینه سازماندهی و آماده‌سازی منابع آرشیوی موجود در کتابخانه اقدامات چندان مؤثری صورت نمی‌گیرد و محدوده عمل به بررسی 33 عنوان از اسناد و نمایه‌سازی آنها خلاصه می‌شود. اما پس از انقلاب و در پی تشکیل مرکز اسناد در کتابخانه (سال 1376) فصل جدیدی در روند سازماندهی و آماده سازی منابع آرشیوی گشوده می‌شود، زیرا بخش خاصی که عهده‌دار نمایه‌سازی اسناد است ایجاد می‌گردد.
ایجاد بخش آماده سازی و آرشیو
پس از تشکیل اداره اسناد در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی بر اساس چارت سازمانی برای این اداره بخشی به عنوان «بخش آماده سازی و آرشیو» پیش بینی می‌گردد که دارای حوزه عمل گسترده‌ای است که نمایه‌سازی اسناد بخشی از آن می باشد. این بخش در ابتدا با در اختیار گرفتن3 نفر نیروی کارشناس وظیفه سازماندهی و نمایه‌سازی اسناد را برعهده می‌گیرد اما در سالهای بعد با افزایش نیروی انسانی بر کمیت و توسعه فعالیتهای خود می‌افزاید. از عمده‌ترین فعالیتهای صورت گرفته در این مقطع می‌توان به این موارد اشاره نمود:
1ـ تهیه شیوه‌نامه‌ای به نام «شیوه نامه نمایه‌سازی، چکیده‌نویسی، تدوین اصطلاحنامه و مستندسازی در نمایه سازی اسناد» که به میزان قابل ملاحظه‌ای روش و روند نمایه سازی اسناد را هدفمند و متحول می‌نماید.
2ـ تهیه فهرست مستند اسامی رجال و شخصیت‌های موجود در اسناد.(سال 1381)
3ـ تهیه فهرست مهرهای موجود در اسناد.(سال 1381)
4ـ تهیه اصطلاحنامه رضوی.(سال 1382)
معادل کلمه نمایه در انگلیسی واژه Index است که از واژه لاتینی Indic به معنی دلالت کردن گرفته شده است. کلمه نمایه نیز از مصدر نمودن و نماییدن گرفته شده است. برای فرایند تهیه نمایه که همان نمایه‌سازی است تعاریف مختلف و متنوعی ارائه شده است ؛ در یکی از کامل‌ترین این تعاریف نمایه سازی چنین توضیح داده شده است: «نمایه‌سازی، استفاده از واژگان کنترل شده برای بیان ایده‌های مهم مدرک است که ابتدا در آن ایده‌های اصلی استخراج و سپس اصطلاحات نمایه‌ای از یک زبان مستند انتخاب و به آنها منتسب می‌شوند».
پیشینه نمایه‌سازی در آستان قدس رضوی
بررسی‌ها نشان می‌دهد در سالهای پیش از انقلاب شیوه نمایه‌سازی جایگاه خاص و مشخصی در امر ذخیره و بازیابی اطلاعات منابع کتابخانه آستان قدس رضوی نداشته است. پس از آن نیز در سالهای نخست دهه 60 بر موضوع بهره گیری از روش نمایه‌سازی برای سازماندهی منابع آرشیوی موجود در اداره مخطوطات تأ کید می‌شود که انجام آن به دلایل متعدد امکان پذیر نشده و برای مدت زمان طولانی به تعویق می‌افتد.
نمایه‌سازی در حوزه مطبوعات
در سال 1373 موضوع تهیه نمایه توصیفی جهت نشریات و مجلات موجود در مخزن مطبوعات مطرح می‌شودکه هدف عمده آن معطوف به نظم بخشیدن اقلام و ویژگی‌های غیر موضوعی منابع است. بنابراین از مجموع نمایه‌های توصیفی نشریات ارسال شده به کتابخانه «فهرست مندرجات مجلات مخزن مطبوعات آستان قدس رضوی» تهیه و تدوین می‌شود که چاپ آن تا حدود 46 شماره ادامه می‌یابد و بعد از آن متوقف می‌شود.
نمایه‌سازی در حوزه اسناد
همان طور که اشاره شد در سالهای پیش از انقلاب در زمینه سازماندهی و آماده‌سازی منابع آرشیوی موجود در کتابخانه اقدامات چندان مؤثری صورت نمی‌گیرد و محدوده عمل به بررسی 33 عنوان از اسناد و نمایه‌سازی آنها خلاصه می‌شود. اما پس از انقلاب و در پی تشکیل مرکز اسناد در کتابخانه (سال 1376) فصل جدیدی در روند سازماندهی و آماده سازی منابع آرشیوی گشوده می‌شود، زیرا بخش خاصی که عهده‌دار نمایه‌سازی اسناد است ایجاد می‌گردد.
ایجاد بخش آماده سازی و آرشیو
پس از تشکیل اداره اسناد در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی بر اساس چارت سازمانی برای این اداره بخشی به عنوان «بخش آماده سازی و آرشیو» پیش بینی می‌گردد که دارای حوزه عمل گسترده‌ای است که نمایه‌سازی اسناد بخشی از آن می باشد. این بخش در ابتدا با در اختیار گرفتن3 نفر نیروی کارشناس وظیفه سازماندهی و نمایه‌سازی اسناد را برعهده می‌گیرد اما در سالهای بعد با افزایش نیروی انسانی بر کمیت و توسعه فعالیتهای خود می‌افزاید. از عمده‌ترین فعالیتهای صورت گرفته در این مقطع می‌توان به این موارد اشاره نمود:
1ـ تهیه شیوه‌نامه‌ای به نام «شیوه نامه نمایه‌سازی، چکیده‌نویسی، تدوین اصطلاحنامه و مستندسازی در نمایه سازی اسناد» که به میزان قابل ملاحظه‌ای روش و روند نمایه سازی اسناد را هدفمند و متحول می‌نماید.
2ـ تهیه فهرست مستند اسامی رجال و شخصیت‌های موجود در اسناد.(سال 1381)
3ـ تهیه فهرست مهرهای موجود در اسناد.(سال 1381)
4ـ تهیه اصطلاحنامه رضوی.(سال 1382)
ایجاد بخش نمایه سازی اسناد
در سال 1382 با تحولاتی که در ساختار اداری سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی به وجود می‌آید نام بخش آماده سازی و آرشیو به بخش نمایه سازی اسناد تغییر می یابد. این مسئله سبب می‌شود انجام سایر امور به بخشهای خاص دیگری محول شود و شرح وظیفه این بخش تنها به تهیه نمایه برای انواع اسناد مکتوب و تصویری محدود گردد.قابل ذکر است هم اکنون این بخش با 7 نفر نیروی کارشناس و کارشناس ارشد در رشته تاریخ و کتابداری مشغول فعالیت می باشد. اما عمده‌ترین فعالیتهای این دوره را به سه بخش می‌توان تقسیم نمود:
بخش اول: ایجاد سیاست‌گذاری در شیوه و نحوه نمایه‌سازی اسناد
1ـ تغییر در روند انتقال اسناد از بخش مخزن اسناد به بخش نمایه‌سازی.
2ـ تغییر در سیاست‌های مربوط به عمق نمایه‌سازی اسناد.
3ـ برنامه‌ریزی جهت کنترل واژگان.
بخش دوم: تهیه دستنامه و انجام طرح های پژوهشی برای مستند سازی اطلاعات
1ـ تهیه دستنامه چکیده نویسی و نمایه سازی.
2ـ طرح پژوهشی مستندسازی مهرهای موجود در اسناد.
3ـ طرح پژوهشی مستندسازی اسامی موجود در اسناد (دوره صفویه)
بخش سوم: برنامه ها و طرح های در دست اقدام
1- برنامه‌یزی جهت تدوین مجدد اصطلاحنامه بر پایه انواع اسناد نمایه سازی شده (مکتوب و تصویری)
2- برنامه‌ریزی جهت ایجاد پایگاه مهر در نرم افزار سیمرغ.
افزودن دیدگاه جدید:
فصلنامه،پژوهشنامه مطالعات آرشیوی
فصلنامه ای است علمی–تخصصی درحوزه اسناد مکتوب وشفاهی که قصد دارد پژوهش هایی را باتکیه براسناد موجود در آستان قدس و سایر مراکز آرشیوی منتشرکند.
