بخش ارزشیابی

میلیون ها برگ سند در بایگانی‌های مختلف ادارات وابسته به سازمان مرکزی آستان قدس رضوی موجود می باشد که بخش عظیمی از آن به صورت راکد و بخشی دیگر به صورت جاری و نیمه جاری می باشد. قدمت تشکیل بایگانی در آستان قدس به ابتدای سده اخیر می رسد که کار جمع آوری اسناد از ضابطین به بایگانان واگذار شد.
پیشرفت تمدن بشری و توسعه روابط انسانی از طریق مکاتبات؛ افزایش روزافزون بایگانی‌ها را به همراه داشته است. همان طور که می دانیم بایگانی‌ها محل رویش اسناد و سوابق گوناگون هستند. پس آیا تمامی اوراق و سوابق، آرشیوی محسوب می گردند؟ و قابلیت نگهداری دارند؟
وجود مرجع ذیصلاحی که اشراف بسیار کاملی بر روی این اوراق و پرونده ها داشته باشد، مشخص می شود تا با بهره‌گیری از نظرات مختلف و ملاکهای مناسب و اعمال اصول صحیح و اجماع کارشناسانه اسناد با ارزش را از اوراق فاقد ارزش تشخیص دهد و این کار در حوزه عمل ارزشیابی مدیریت اسناد می‌باشد.
یکی از بخش‌های زیر مجموعه مدیریت اسناد کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، بخش ارزشیابی می باشد که علناً همزمان با تشکیل مرکز اسناد در کتابخانه مرکزی در سال 1376 با هدف شناسایی، گردآوری و آماده سازی اولیه اسناد و تهیه شناسنامه تفصیلی برای آنها، فعالیت خود را آغاز نمود. کارشناسان بخش، طبق استانداردهای علمی سایر مراکز اسنادی، مجموعه های سندی را ارزشیابی، طبقه‌بندی و آماده سازی می‌نمایند.

خط مشی بخش ارزشیابی
قدر مسلم هر مرکزی که عهده‌دار نگهداری اسناد است جهت دریافت اسناد دارای خط مشی و اولویت خاص می‌باشد. مدیریت اسناد نیز براساس اولویت‌های ذیل خط مشی دریافت اسناد را مشخص می نماید و بخش ارزشیابی ملزم به رعایت آن می‌باشد.
1- بایگانی‌های مختلف آستان قدس رضوی در اولویت اول
2- اسناد مربوط به شهر مشهد
3- اسناد مربوط به استان خراسان
4- اسناد و مدارک اهدایی افراد بدون در نظر گرفتن موقعیت، محل و مکان
5- اسناد منحصر به فرد خریداری شده از دارندگان سند
این بخش شامل دو قسمت اداری و مخزن پیش آرشیوی می‌باشد. هم اکنون در قسمت اداری 4 نفر از کارشناسان رشته تاریخ، کار آماده سازی اسناد را بر عهده دارند. در قسمت مخزن بایگانی راکد یا مخزن پیش آرشیو، محل نگهداری اسناد انتقالی ادارات وابسته به آستان قدس رضوی می باشد که پس از اتمام ارزش جاری و اولیه و اعلام عدم نیاز آن توسط کارشناسان ادارات و سازمانهای تابعه آستان قدس طی تشریفات و مراحل قانونی به آن محل منتقل شده، طبق اصول خاص چیده و سپس با رأی شورای ارزشیابی، مرکب از کارشناسان بخش به تدریج وارد قسمت اداری شده و پس از اتمام مرحله طبقه‌بندی و آماده سازی به آرشیو [مخزن بخش اطلاع ‌رسانی] ارسال می‌گردد.
هم اکنون در مخزن بایگانی راکد بیش از چهل هزار پرونده با حدود بیش از 5/2میلیون برگ سند از مجموعه اسناد بایگانی های ادارات تابعه آستان قدس از قبیل حسابداری، حقوقی، قضایی، بازرسی، تدارکات، مکاتبات مربوط به املاک سرخس (58 ـ 1320) و املاک حومه و تعداد نزدیک به یک میلیون برگ عریضه و تعداد پانصد برگ نقشه و برخی از مواد آرشیوی غیر مکتوب و نیز 200 هزار برگ از اسناد متفرقه نگهداری می شود.

وظایف بخش ارزشیابی
1- مراجعه کارشناسان بخش به بایگانی‌های آستان قدس بر مبنای اولویتهای تعیین شده و بررسی آنها.
2- تشخیص و تعیین اسناد و مدارک قابل نگهداری از اوراق امحایی.
3- انتقال اسناد انتخاب شده به مخزن ارزشیابی(مخزن پیش آرشیو) پس از طی مراحل قانونی و تشریفات خاص خود.
4- تحویل و اعلام وصول آنها.
5- ثبت مشخصات و صدور شناسنامه تفصیلی برای اسناد.
6- رعایت دو اصل ارزشیابی در زمان تهیه شناسنامه تفصیلی * حفظ نظم اولیه پرونده ها
• حفظ منشاء اولیه اسناد و پرونده ها

 مراحل کار در مخزن ارزشیابی(پیش آرشیو):
1- آفت زدایی پرونده ها در بدو ورود به بخش با تشخیص کارشناسان
2- درج مشخصات پرونده ها در دفاتر و کامپیوتر.
3- چیدمان پرونده های انتقالی براساس کد منشاء، تاریخ و شماره بایگانی اولیه آن ها
4- انتقال پرونده ها به داخل بخش بر حسب اهمیت موضوع و محتوای پرونده ها و همچنین قدمت آن ها با تشخیص کارشناسان ارزشیابی
5- خدمات دهی به نمایندگان ادارات وابسته به آستان قدس رضوی
6- ورود و خروج اسناد از مخزن، فقط با مجوز مدیریت


مراحل کار در قسمت اداری بخش :
پرونده ها پس از انتقال به قسمت اداری، توسط کارشناسان مطالعه و سپس کاربرگه مشخصات آن تکمیل می‌گردد که جزئیات آن از قرار ذیل می‌باشد: هدف نهایی از تهیه این کاربرگه و پاکت، بهره برداری از محتوای متن وموضوع اسناد در بازیابی راحت وسریع با استفاده از هریک از گزینه های ا طلاعاتی مندرج در کاربرگه است.
1- تعیین موضوع و شرح سند در قسمت «عنوان» با رعایت اصول چکیده نویسی و قواعد آن.
2- تعیین منشاء سند: تعیین محلی که سند در آن تولید شده با در نظر گرفتن 2 اصل؛ احترام به منشاء سند و حفظ نظم اولیه.
3- درج شماره بایگانی راکد برای پرونده های اداری.
4- تعیین تعداد صفحات سند.
5- درج تاریخ سند.
6- تشخیص نوع سند، که در چه قالبی از انواع اسناد می باشد.
7- تعیین درجه اهمیت سند براساس نظریه کارشناس.
8- تشخیص نوع خط.
8- تعیین شکل سند ( اصل، رونوشت، اسکن، پیش نویس)
9- تعیین نحوه تهیه اسناد از قبیل اهدایی، خریداری، تولیدی، انتقالی و مبادله ای
10- ذکر ضمائم و دیگر مشخصات ظاهری سند.
11- کارتن گذاری کاربرگه های حاوی اسناد
12- مرتب نمودن کارتن ها بر اساس سال و یا شماره بایگانی راکد
13- ارسال کارتن های حاوی اسناد به آرشیو

مهمترین فعالیت های انجام شده در بخش ارزشیابی بین سالهای93ـ 1376
- بررسی اولیه، تفکیک موضوعی و صدور شناسنامه تفصیلی برای مجموعه های ذیل:
- مجموعه اسناد خانواده علم: بیش از سیصد هزار برگ.
- مجموعه اسناد آصف السلطنه (اهدایی بنیاد شهید تهران): 26 هزار برگ.
- مجموعه اسناد خانواده ملک: 26 هزار برگ.
- مجموعه اسناد تشکیلات اداری آستان قدس از دوره صفویه تا قاجاریه: بیش از 300 هزار برگ.
- مجموعه اسناد سید جلال الدین تهرانی: 58 هزار برگ.
- مجموعه اسناد وزارت عدلیه (خریداری از آقای گلبن): 8000 برگ.
- مجموعه اسناد خانواده بزرگ نیا: (846 برگ).
- مجموعه اسناد خانواده شاهوردیخان: 800 برگ.
- مجموعه اسناد خانواده شجاع رضوی: 400 برگ.
- چکیده نویسی و آماده سازی مجموعه تصاویر اسناد انقلاب اسلامی (اهدایی حجة‌الاسلام فاکر): 25000 برگ.
- اسناد تعزیه خوانی (خریداری از آقای ضابط).
- مجموعه اسناد اهدایی واحد تبلیغات اسلامی حوزه علمیه مشهد در مسجد بناها: 3200 برگ.

مجموعه های ارسالی از بایگانی های ادارات، دفاتر و نهادهای وابسته به آستان قدس:
• دبیرخانه 250هرار برگ
• عمران: 42000 برگ
• املاک و اراضی: 152000 برگ
• بایگانی اسناد: 38000 برگ
• دفتر نیابت تولیت: 10000 برگ
• حسابداری یک ملیون برگ
• اداره وصول آستان قدس رضوی بین سالهای 1336ش الی 1342ش
• کارخانه نخریسی و نساجی خسروی خراسان حدود یک میلیون برگ
• کارخانه قند آبکوه 600000 برگ
• مجموعه اسناد تجاری ذبیح الله دره شیری 12500 برگ
• مجموعه اهدایی علی اناری مرادی( نامه های تجاری و شخصی) 5000 برگ
• مجموعه جانیک طهماسیان ( مربوط به اقلیت های مسیحی)500 برگ
• امرالله صفری ( مجموعه فرامین و احکام و مکاتبات دیوانی دوره قاجار) 1000 برگ
• و دیگر مجموعه های اهدایی و یا خریداری شده از افراد حقیقی شامل مصالحه نامه ها، مبایعه نامه ها، فرامین، اجاره نامه ها، قباله های ازدواج، تعهدنامه ها و غیره مربوط به حوزه جغرافیایی خراسان و دیگر نقاط کشور. بیش از 50هزار برگ وحدود 10هزار برگ اسناد نظامی اقای ناصرالدین حسن زاده

فعالیتهای جانبی:
1- تصحیح خطوط سیاق متن آماده شده طومارهای عضدالملک و علیشاهی تهیه شده توسط مرکز خراسان شناسی (سابق).
2- تهیه سیاهه اموال و دارائی‌های آستان قدس در سال 1276ق.
3- تهیه گزارش از اسناد بایگانی دبیرخانه کل آستان قدس.
4- تهیه فهرستی از صورت واقفین و موقوفات آستان قدس.
5- معرفی مجموعه اسناد «آصف السطنه»، «سید جلال الدین تهرانی»، «امجدالسلطان».
6- تهیه شیوه نامه ارزشیابی اسناد غیر اداری.
7- تهیه شیوه نامه تکمیل کاربرگه ارزشیابی اسناد.
8- پاسخگویی و ارائه خدمات به نمایندگان بایگانی راکد ادارات تابعه آستان قدس رضوی
9- همکاری با اساتید و کارشناسان اداره موقوفات و بنیاد پژوهشهای اسلامی.
فعالیتهای در حال انجام:
1- آماده سازی و تهیه شناسنامه تفصیلی برای مجموعه های اسنادی اداره نذورات، مدیریت اماکن متبرکه، املاک و اراضی ، بایگانی امور مالی و کارخانه قند چناران وابسته به آستان قدس رضوی
2- آماده سازی و تهیه شناسنامه تفصیلی برای اسناد اهدایی کیایی طالقانی مربوط به حوزه طالقان