هوش مصنوعی ابزاری کارآمد برای آرشیو بهتر اسناد الکترونیکی است

به گزارش گنجینه رضوی، در آستانه روز اسناد ملی و میراث مکتوب، با مشارکت سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی و سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور، نشستی تخصصی با موضوع «نقاط بحران‌خیز در آرشیو با نگاهی به ویژگی‌های اسناد مکتوب و غیرمکتوب»، چهارشنبه 17 اردیبهشت‌ 1404، در مشهد برگزار شد.

لزوم پردازش داده‌ها برای تبدیل آن‌ها به اطلاعات اسناد الکترونیکی
حمید ژیان‌پور، کارشناس شناسایی، فهرست‌نویسی و دیجیتال‌سازی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی در این نشست، اظهار کرد: اسناد الکترونیکی باعث ایجاد ارزش افزوده در نگهداری اسناد می‌شود و این کارکرد با هوش مصنوعی، کاربرد بیشتری در دنیای امروز پیدا می‌کند.
وی با اشاره به اینکه ساختار اسناد الکترونیکی در داده اطلاعات و مدرک بسیار ضروری است، یادآور شد: درک و شناخت این موضوع، باعث ارتقای کیفیت آثار در محتوای اسناد الکترونیکی و منجر به سرعت استفاده از هوش مصنوعی و ایجاد ارزش افزوده، می‌شود.
این کارشناس آستان قدس رضوی، تأکید کرد: در اسناد الکترونیکی اگر داده‌های موجود پردازش نشود، به اطلاعات تبدیل نمی‌شود؛ در غیراین‌صورت پردازش داده‌ها علاوه بر اینکه تبدیل به اطلاعات و محتوای اسناد الکترونیکی شده، به یک مستند نیز تبدیل می‌شود، این مستند در آرشیو و حفظ اسناد الکترونیکی بسیار اهمیت دارد. 
به گفته ژیان‌پور، اسناد الکترونیکی تا زمانی قابل استفاده هستند که بتوان از این اسناد استفاده کرد و بتواند چشم‌اندازی را برای آینده و منابع مؤثری برای درک از گذشته برایمان ایجاد کند. 
وی با اشاره به سیاست‌های برخی از مراکز حفظ اسناد محرمانه در کشورهای اروپایی، تصریح کرد: هر سندی که ایجاد و نگهداری می‌شود، واجد حفظ دائم است و برای افراد یک جامعه بسیار مهم هستند، زیرا این اسناد، مستندی برای آیندگان هستند. 

جایگاه متفاوت اسناد الکترونیکی با مدل سنتی این اسناد
این کارشناس با اشاره به اینکه فراداده اسناد الکترونیکی، باید در سامانه الکترونیکی مراکز مختلف و نظام اداری قابل استفاده و کیفیت باشد، تا بتواند منظور و هدفی را به واسطه این اسناد برای نظام اداری در پی داشته باشد، گفت: این امر نیازمند تدوین ساختار و تعریف جزئیات مشخص توسط مراکز نگهداری اسناد است، اینجاست که چشم‌انداز روشنی در این مراکز برای آیندگان ترسیم می‌شود.
وی افزود: جایگاه اسناد الکترونیکی با مدل سنتی این اسناد باهم متفاوت است، شما نمی‌توانید این دو مدل اسناد را در یک بخش و باهم نگهداری کنید. با این وجود ساختار اصلی اسناد الکترونیکی، اسناد سنتی است.
ژیان‌پور با تأکید بر اینکه تجارب افرادی که در آرشیو و طبقه‌بندی اسناد سنتی فعالیت دارند را نباید نادیده گرفت، یادآور شد: آنها به یک درک و تجربه غیرقابل وصفی نسبت به آرشیو سیستم سنتی اسناد رسیدند که بسیار گرانبها و ارزشمند است.
ژیان‌پور با بیان اینکه شیوه‌های نگهداری اسناد سنتی مربوط به اسناد فیزیکی و فیلم‌ها است، تأکید کرد: در بخش انتشار، اسناد الکترونیکی دارای ماهیت گسترش یافتگی بوده و علت آن تحت وب بودنش است.

اسناد الکترونیکی تحت وب 
این کارشناس ادامه داد: در بسیاری از کشورها، اسناد الکترونیکی را تحت وب قرار می‌دهند، زیرا این حجم بالا از اطلاعات الکترونیکی قابل حفظ و نگهداری نیست، ضمن اینکه به این علت که بتوانند از دزدیدن و کپی اسناد الکترونیکی جلوگیری کنند، هر کدام از این اسناد را با یک کد مشخص هماهنگ‌سازی می‌کنند، این کار باعث می‌شود در صورت هر گونه تخلف، می‌توانند اقدامات قانونی آن را پیگیری کنند. 
وی بیان کرد: فراتر از آگاهی، در حفظ اسناد الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی به ابزارهایی نیاز داریم که بتواند مواد خام را به اطلاعات تبدیل کند، این ابزارها می‌تواند به نوعی مکانیسم‌هایی باشد که با رویکرد فلسفی به اسناد الکترونیکی نگاه کند، در مرحله بعد بتواند تحلیل محتوا در این اسناد را با محوریت بازشناسایی تاریخی انجام دهد.
وی اضافه کرد: بازشناسایی تاریخی نوعی از آرشیو مفهومی است که به ارتقای کیفی اسناد کمک کرده، باعث عینیت بخشیدن و ارائه هویت این اسناد می‌شود.
ژیان‌پور با اشاره به اینکه عوامل مختلفی موجب ایجاد بحران در آرشیو اسناد می‌شود، یادآور شد: ضعف در محتوای اسناد، نیروی انسانی بی‌انگیزه و غیرکارشناس و...، از جمله این عوامل است.
شایان ذکر است، این نشست با حضور جمعی از مسئولان و کارشناسان حوزه اسناد در محل سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور، واقع در بولوار وکیل آباد مشهد، برپا شد.