۱۳۹۳/۰۶/۱۹ - ۱۵:۳۷
جستجوی منابع بایسته، تهیه نمونه اثر، ارزیابی، انتخاب منابع، سفارش، فراهم آوري، ثبت سازماندهي فرآیندی است که اداره خدمات کتابداری موظف به انجام آن است.

جستجوی منابع بایسته، تهیه نمونه اثر، ارزیابی، انتخاب منابع، سفارش، فراهم آوري، ثبت، سازماندهي، آماده سازي و تحویل منابع به کلیه کتابخانه‌های زیرمجموعه سازمان فرآیندی است که اداره خدمات کتابداری به صورت متمرکز موظف به انجام آن است. 

بدیهی است به دليل فني بودن امور اداره خدمات کتابداری ، فرآيند انجام كار تخصصي بوده و ضرورت دارد نیروهای آن از ويژگي هاي خاص حرفه اي و تخصصي برخوردار باشند. يكي از اهداف اولیه اين اداره كه از اصول خدمات كتابداري نيز به شمار مي‌رود تسريع در تهیه و ارسال منابع است، به گونه ای که فاصله بین تهیه منبع و عرضه آن در کتابخانه به حداقل زمان ممکن برسد. لازم به ذکر است این اداره در حال حاضر به طور میانگین سالانه حدود صد هزار نسخه منبع خریداری و بیش از صد هزار نسخه منبع به صورت اهدایی دریافت و سازماندهی می نماید. ساماندهی منابع در اداره خدمات شامل: سفارش و فراهم آوری، ثبت، سازماندهی و آماده سازی منابع مربوط به 62 تالار و کتابخانه زیر مجموعه سازمان می‌باشد.


اداره خدمات کتابداری شامل بخش های زیر است:


بخش سفارش و فراهم آوري منابع

 اين بخش وظیفه سفارش و فراهم آوری کتابهای فارسی و عربی، لاتين، منابع سمعی و بصری و الکترونيكي، اهدا و مبادله و بررسي و تكميل مجموعه مخزن چاپی را برعهده دارد و برحسب نیاز براي بخشها و تالارهاي كتابخانه مركزي،‌ كتابخانه هاي وابسته و كتابخانه‌هاي تخصصي، منابع را ثبت می نماید. منابع اطلاعاتي عمدتاً از طريق خريداري،‌ قانون واسپاري وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي،‌ وقف و اهدای افراد و سازمانها و بعضا مبادله، توسط كتابخانه هاي سازمان جذب مي شود. خرید منابع نیز از طريق كارگزاران، كتابفروشي ها، بازار نشر، نمايشگاههاي بين المللي و نمايشگاههاي استاني انجام می پذیرد. شایان ذکر است انتخاب و فراهم‌آوري منابع اطلاعاتي در همه زمينه هاي موضوعي انجام مي شود اما با توجه به جایگاه و رسالت سازمان، تأكيدي ويژه بر موضوعات اسلام، فقه جعفری، ايران و منابع مرجع وجود دارد.

شرح وظائف بخش سفارش و فراهم آوری منابع

  •  تعیین سیاستگذاری خرید منابع به منظور تهیه منابع مطلوب و مورد نیاز برحسب آیین¬نامه-های مجموعه سازی و سیاستهای خرید منابع  در سازمان و نیازسنجی¬های مراجعه کنندگان سازمان.
  • ارتباط مستمر با پایگاه¬های اطلاع رسانی و بانکهای اطلاعاتی به منظور اطلاع دقیق از زمان برگزاری نمایشگاههای کتاب و برنامه¬ریزی جهت شرکت به موقع در نمایشگاهها و تهیه منابع مورد نیاز.
  • انتخاب منابع مورد نیاز بر حسب آیین¬نامه¬های مجموعه سازی و سیاستهای خرید منابع  در سازمان. لازم به ذکر است که انتخاب منابع لاتین و عربی بر  اساس اساسنامه سازمان و با انتخاب و نظر مشاوران محترم سازمان صورت می‌گیرد.
  • تهیه سیاهه نهایی بر اساس ناشرین پس از جستجو در سامانه‌های موجود.
  • تهیه و فراهم آوری کتاب از طریق حضور مستقیم در بازارهای نشر کشور، شرکت در نمایشگاههای کتاب داخلی و خارجی، برقرار ی ارتباط با ناشران و کارگزاران از طریق تماس تلفنی و  پست الکترونیکی، دریافت سیاهه کتابهای عرضه شده در نمایشگاهها و مطابقت سیاهه¬ها با موجودی سازمان در محل بخش سفارش به منظور جلوگیری از خرید تکراری و سرعت تهیه منابع در نمایشگاهها.
  •  دریافت منابع و بررسی آنها با فاکتورهای خرید.
  • جستجوی منابع در نرم افزار های سازمان ودرج شماره رکورد منابع،  ورود اطلاعات آنها در سامانه سافام و تعیین محل نگهداری منابع.
  • برگزاری کمیته انتخاب کتاب به شکل الکترونیکی و حضوری از منابع ثبت شده.
  • جستجوی سفارشات دریافتی در سامانه سافام.
  • مطابقت منابع دریافتی با سیاهه سفارش و بررسی میزان تخفیف این منابع و درج مراکز متقاضی روی جلد کتاب و تبدیل وضعیت سفارش منابع به وضعیت خرید در سامانه.
  •  مرجوع نمودن منابعی که با درخواست¬های سفارش شده مطابقت ندارد. و پیگیری سفارشات معوق و ناقص.
  • تفکیک منابع بر اساس کتابخانه های متقاضی.
  •  ثبت منابع در دفاتر ثبت مخصوص هر کتابخانه.
  •  ممهور نمودن منابع به مهر سازمان و تفکیک آنها به منابع رکوردی و فهرستی.

 

واحد اهداء و مبادله

به دليل انتساب سازمان به بارگاه ملكوتي امام علي بن موسي الرضا (عليه السلام) و اينكه اولين منابع آن بر  پايه وقف، هبه و اهداي كتاب بوده است رقم قابل ملاحظه اي از منابع، از سراسر كشور و حتي خارج از كشور به صورت اهدایی دریافت مي شود. تقريباً تمام فرآيندی که در مورد منابع خريداری شده انجام می‌گردد منابع اهدایی را نیز دربر می گیرد. منابع اطلاعاتي اهدائي بر اساس خط مشي مجموعه سازي سازمان پذيرش، بررسي و استفاده خواهند شد. این منابع از دو طریق به سازمان اهداء می گردد: الف. منابع اهدایی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ب. منابع اهدایی اشخاص حقیقی و حقوقی.

 

بخش سازماندهي و آماده سازي مواد

هدف از سازماندهی منابع، دستيابي سريع و صحيح  به منبع مورد نیاز می¬باشد. که این کار توسط بخش سازماندهی و آماده¬سازی منابع بر اساس استانداردها و دستورالعملهای بین المللی و با کمک  فهرستنويسان متخصص با گرايش هاي زبان فارسي، عربي و انگليسي بر طبق نظام رده¬بندي دهدهي ديوئي  انجام می‌گیرد.
 وظايف اين بخش شامل سازماندهي کلیه كتابهای فارسي، عربي، انگليسي، فرانسه، آلماني و اردو،   منابع غير كتابي شامل دی وی دی، وي سي دي و نقشه که برای همه تالارها و کتابخانه-های زیرمجموعه سازمان تهیه شده است به صورت متمرکز می باشد. سيستم رده بندی منابع بر اساس رده بندي دهدهي ديويي است و از فهرست قبل از انتشار كتب و گرفتن ايزو از كتابشناسي ملی  در فهرست نويسي استفاده می¬شود. ورود اطلاعات منابع در نرم افزار کتابخانه جهت اطلاع رسانی به کاربران همچنین آماده سازي كتابها و ساير منابع، شامل توليد و نصب باركد و ليبل شماره راهنما و بسته بندي و ارسال منابع به بخش‌ها و كتابخانه‌هاي وابسته درون شهري و برون شهري از دیگر وظایف این بخش می باشد.  

شرح وظائف بخش سازماندهی و آماده سازی مواد

  •  جستجوی اطلاعات کتابشناختی کلیه کتابهای ورودی به بخش سازماندهی با نرم افزار کتابخانه ای برای تفکیک کتابهایی که باید فهرستنویسی شوند از کتابهایی که از پیش فهرستنویسی شده اند.
  • تقسیم کتابهایی که باید فهرستنویسی شوند به دو دسته کتابهای دارای فهرست پیش از انتشار و کتابهایی که باید به صورت بنیادی فهرستنویسی شوند.
  • جستجو و استخراج اطلاعات کتابهایی که دارای فهرست پیش از انتشار نیستند در پایگاه اطلاع رسانی کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
  • طبقه بندی نسخه های تکراری، یعنی انتقال شماره راهنما و شماره رکورد برگه مادر بر روی صفحه عنوان کتاب.
  • ورود اطلاعات شماره ثبت به نرم افزار جامع کتابخانه بر اساس رکورد استخراج شده.
  • جستجوی اطلاعات کتابشناختی در نرم افزار کتابخانه.
  • جستجو و استخراج اطلاعات کتابشناختی از پایگاههای اطلاعاتی فهرستنویسی داخلی مثل کتابخانه ملی و خارجی مانند دیگر پایگاه های اطلاع رسانی در شبکه های جهانی.
  • انجام فهرستنویسی توصیفی با تعیین نواحی نه گانه فهرست توصیفی مواد بر اساس آخرین ویرایش قواعد فهرستنویسی انگلو – امریکن.
  • انجام فهرستنویسی تحلیلی با استفاده از سرعنوان های موضوعی فارسی و کتابخانه کنگره و کاربرد نشرهای الکترونیکی سرعنوانها.
  • تعیین عنصر سرشناسه برای منابع مختلف با توجه به روندهای مستندسازی اسمی اشخاص و تنالگانها با استفاده از ابزارهای مستند سازی ( فهرست مستند مشاهیر و فهرست مستند سازمان ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی)
  • تطابق موضوعات تعیین شده با طرح رده بندی دیویی و انجام شماره سازی با توجه به رف برگه و شماره های موجود بررسی شماره¬های راهنما و موضوعات دوگانه در پایگاه کتابشناختی بر اساس گزارش همکاران کتابدار.
  • بررسی اطلاعات کتابشناختی بر اساس ویرایشهای جدید سرعنوان¬های موضوعی، فهرست¬های مستند مشاهیر و سازمانها و طرح رده بندی دیویی و گسترش های فارسی آن.
  • بررسی اطلاعات کتابشناختی با اطلاعات پایگاه اطلاع رسانی کتابخانه ملی جمهوری اسلامی.
  • انجام تغییرات در قسمت سر شناسه و فهرست تحلیلی اطلاعات کتابشناختی بر اساس ویرایش¬های جدید فهرست¬های مستند مشاهیر و سازمان ها ، سرعنوان های موضوعی و پایگاه اطلاع رسانی کتابخانه ملی جمهوری اسلامی.
  • انجام تغییرات در شماره راهنما بر اساس ویرایش های جدید طرح رده بندی دیویی و گسترش های فارسی آن و پایگاه اطلاع رسانی کتابخانه ملی جمهوری اسلامی.
  •  روز آمد سازی پایگاه داده ها بر اساس تغییرات اطلاعات کتابشناختی در فیلدهای سرشناسه، موضوع، و شماره راهنما.
  • تفکیک منابع بر اساس بخش ها و کتابخانه¬های محل نگهداری.
  • تولید و الصاق لیبل شماره راهنما براساس شماره رکوردهای موجود در فایلهای تدوین و فایل اصلی .
  • تولید  و الصاق بارکد کتاب.
  • بررسی عطف نویسی و بارکد برای جلوگیری از اشتباهات احتمالی.
  • تفکیک منابع بر اساس بخش ها و کتابخانه های محل نگهداری.
  • تهیه سیاهه منابع تحویلی به تفکیک کتابخانه ها و بخش ها.
  • بسته بندی منابع سیاهه شده و تحویل منابع به بخشها و کتابخانههای زیر مجموعه سازمان در پایان هر ماه.
برچسب‌ها:
اداره خدمات کتابداری, بخش سفارش و فراهم آوري منابع, واحد اهداء و مبادله, بخش سازماندهي و آماده سازي مواد
افزودن دیدگاه جدید:

متن ساده

HTML محدود