وی کتابدار آتنای میناپلیس (۱۸۸۴-۱۸۸۷)، کتابدار کتابخانه عمومی میناپلیس (۱۸۸۷-۱۸۹۱)، کتابدار کتابخانه عمومی بوستون (۱۸۹۵-۱۸۹۹) و کتابدار کتابخانه کنگره امریکا (۱۸۹۹-۱۹۳۹)، از چهره‌های برجسته جنبش کتابداری امریکا، به‌ویژه در طی نیمه اول دوره چهل‌ساله فعالیتش در کتابخانه کنگره امریکا به‌شمار می‌آید. او نخستین کتابدار مجرّبی بود که سمت کتابدار کتابخانه کنگره را برعهده گرفت. وی از طریق پیوند سیاست‌های کتابخانه کنگره با علایق گسترده‌تر کتابداری امریکا، نقش مهمی در کتابخانه کنگره ایفا کرد. به‌منظور ایجاد چنین پیوندی، وی حمایت و پشتیبانی کنگره، کتابداران متخصص به‌ویژه انجمن کتابداران امریکا، و جامعه علمی امریکا را جلب کرد. در نتیجه، پوتنام بیش از سایر کتابداران کتابخانه کنگره، الگوی خدمات کتابخانه ملی کنگره را برای کنگره، کتابخانه‌های امریکا و جهان دانش ترسیم و تعیین کرد.

پوتنام در ۲۰ سپتامبر ۱۸۶۱ در شهر نیویورک به دنیا آمد و دهمین فرزند ویکتورین پوتنام و جرج پالمر پوتنام (بنیان‌گذار انتشاراتی پوتنام) بود. هربرت در مدارس خصوصی تحصیل کرد و در سال ۱۸۸۳ موفق به اخذ درجه کارشناسی از دانشگاه هاروارد شد. سال بعد به دانشکده حقوق دانشگاه کلمبیا وارد شد، اما خیلی زود تحت تأثیر دوستان خود، سرپرستی کتابخانه آتنای میناپلیس را برعهده گرفت. همچنان که با موفقیت مشکلات کتابخانه را برطرف می‌ساخت مطالعات حقوقی خود را نیز ادامه می‌داد و به دادگاه مینه‌سوتا راه یافت. در سال ۱۸۸۷ به سمت کتابدار کتابخانه عمومی جدیدی که کتابخانه آتنا را نیز در خود جای داده بود، منصوب شد. پوتنام پس از اداره جدّی کتابخانه عمومی میناپلیس در سال‌های آغازین کار، در اواخر سال ۱۸۹۱ از شغل خود کناره گرفت و برای آنکه نزد مادر بیمارش باشد، به همراه خانواده به ماساچوست بازگشت و به شغل وکالت روی آورد. سپس با قبول سرپرستی کتابخانه عمومی بوستون، عظیم‌ترین کتابخانه عمومی کشور، به حرفه کتابداری بازگشت. او این شغل را در سال ۱۸۹۵ برعهده گرفت.

قابلیت‌های مدیریتی و مسئولیت جدید پوتنام، موجب مشارکت سریع او در انجمن کتابداران امریکا شد. از ۱۶ نوامبر تا ۷ دسامبر ۱۸۹۶ کمیته مشترک کتابداری کنگره در آستانه انتقال کتابخانه کنگره به ساختمان جدید جلساتی را به‌منظور بررسی وضعیت این کتابخانه برگزار کرد و پوتنام یکی از نمایندگان انجمن کتابداران امریکا در این جلسات بود.

در آن زمان، کتابدار کتابخانه کنگره اینزورث راند اسپوفورد بود که بیش از ۳۰ سال در این مسئولیت خدمت می‌کرد و شخصاً مسئولیت گسترش و تبدیل کتابخانه کنگره به نهادی ملی و مهم را برعهده داشت. انجمن کتابداران امریکا شش نفر را به جلسات مذکور می‌فرستاد. پوتنام و ملویل دیویی ، دو چهره سرشناس، هریک نقش ملی و گسترده‌ای برای کتابخانه کنگره برعهده داشتند، نقشی که فراتر از اندیشه بنیادی یا موفقیت‌های اسپوفورد به‌شمار می‌آمد. این دو پیشگام کتابخانه کنگره، پیشنهادهای خاص و فراوانی را در مورد خدمات کتابخانه ملی ارائه کردند.

در سال ۱۸۹۶ اعضای این نشست‌ها رابطه میان کتابخانه کنگره و جنبش کتابداری امریکا را نقطه عطفی دانسته و برای نخستین بار انجمن کتابداران امریکا با توجه به هدف و وظایف کتابخانه کنگره، توصیه‌هایی را به کنگره ارائه داد. افزون بر این، کنگره به این توصیه‌ها توجه کرد و این توصیه‌نامه به همراه گزارشی توسط اسپوفورد در ۱۸ ژانویه ۱۸۹۷ بایگانی شد و تأثیر عمده‌ای بر سازماندهی مجدد کتابخانه گذاشت و این توصیه‌ها در قانون تخصیص اعتبار قانونی برای سال مالی ۱۸۹۸، توسط رئیس‌جمهور وقت (گراور کلیولند) در ۱۹ فوریه ۱۸۹۷ درج شد. تجدید ساختار و گسترش کتابخانه مشروط به گزارش جلسات کمیته مشترک کنگره در مورد کتابخانه نشد. چون این تغییرات بخشی از قانون تخصیص اعتبار به‌شمار می‌آمد، در اول ژوئیه ۱۸۹۷ آغاز سال مالی جدید به مرحله اجرا گذاشته شد. در ۳۰ ژوئن ۱۸۹۷ ویلیام مک کین لی، رئیس‌جمهور وقت، دوست خود جان راسل یانگ، روزنامه‌نگار و دیپلمات سابق، را به‌عنوان کتابدار کتابخانه کنگره پیشنهاد کرد. مجلس امریکا در همان روز این پیشنهاد را تصویب کرد و یانگ در اول ژوئیه، روز مرحله عملیاتی سازماندهی مجدد کتابخانه، سوگند یاد کرد.

یانگ در مدت یک سال و نیم فعالیت خود در کتابخانه، اقدامات قابل توجهی را به‌ثمر رساند. او پس از نظارت بر انتقال کتابخانه از ساختمان کنگره به ساختمان جدید که در اول نوامبر ۱۸۹۷ به روی عموم گشوده شد، به مسائل سازمانی و انتصاب‌های جدید در کتابخانه مشغول شد. قانون جدید کتابخانه، افزایش کارکنان کتابخانه را از ۴۲ نفر به ۱۰۸ نفر تصویب کرد و یانگ به‌شدت درگیر بررسی درخواست‌ها شد و با دقت به انتخاب افراد پرداخت. وی از سلامت جسمانی برخوردار نبود و نتوانست از دو بیماری سختی که در زمستان ۱۸۹۸-۱۸۹۹ بر او عارض شده بود جان سالم به در برد و سرانجام در ۱۷ ژانویه ۱۸۹۹ چشم از جهان فرو بست. روزنامه‌ها بی‌درنگ به درج مطالبی در مورد جانشین او پرداختند. این بار، انجمن کتابداران امریکا از طریق آر.آر. بوکر و ویلیام کولیج، رئیس انجمن کتابداران امریکا و کتابدار دانشگاه هاروارد، زمام امور را به‌دست گرفت. ثوروالد سولبرگ و جی.سی.ام. هانسن، دو نفر از کارکنان کتابخانه که توسط یانگ منصوب شده بودند، با کتابداران انجمن کتابداران امریکا همکاری نزدیک را آغاز کردند. در ۲۳ ژوئیه، کمتر از یک هفته پس از فوت یانگ، لِین نامه‌ای به مک کین لی، رئیس‌جمهور وقت، نوشت که در «مجله کتابداری»  منتشر شد و تأکید کرد که باید مدیر باتجربه‌ای برای کتابخانه کنگره درنظر گرفت، چون در واقع، کتابخانه ملی باید پیشگام کتابخانه‌های امریکا بوده و از مهم‌ترین سازماندهی و تجهیزات برخوردار باشد.

چند روز بعد، رهبران انجمن کتابداران امریکا بر انتصاب هربرت پوتنام به‌عنوان مدیر جدید توافق کردند. شرح چگونگی نامزد شدن پوتنام بسیار پیچیده است، اما بی‌تردید بدون دخالت انجمن کتابداران امریکا او هرگز کتابدار نمی‌شد. ویلیام کولیج لین، نه تنها رئیس‌جمهور مک کین لی را متقاعد ساخت، بلکه در نهایت، موجب تشویق پوتنام نیز گردید. در ۱۳ مارچ ۱۸۹۹، دوران تعطیلی کنگره، مک کین لی پوتنام را به‌عنوان هشتمین کتابدار کتابخانه کنگره منصوب کرد. پوتنام در ۵ آوریل سوگند یاد کرد و توسط مجلس سنای امریکا در ۱۲ دسامبر مورد تأیید قرار گرفت. با انتصاب پوتنام، روابط کتابخانه کنگره و انجمن کتابداران امریکا وارد عرصه جدیدی شد. پوتنام نه تنها کتابدار کنگره بود، بلکه به‌عنوان سخنگوی انجمن نیز ایفای نقش می‌کرد. وی در فاصله ژانویه تا اوت ۱۸۹۸ دوره ناتمام ژوستین ونیسور را تکمیل کرد و در سال‌های ۱۹۰۳-۱۹۰۴، دوبار به سِمَت ریاست انجمن کتابداران امریکا منصوب شد. از سال ۱۹۰۰ تا ۱۹۰۵، که مهم‌ترین سال‌های مدیریت او به‌شمار می‌آمد، در شورای انجمن کتابداران امریکا نیز فعالیت داشت.

پوتنام به‌عنوان کتابدار کتابخانه کنگره، به دنبال توصیه‌نامه‌ای که در سال ۱۸۹۶ به کمیته مشترک کتابداری کنگره ارائه کرد، سریعاً اقدام به گسترش این کتابخانه و تبدیل آن به کتابخانه ملی کرد. او طرح رده‌بندی نوینی را ابداع و برای فروش و توزیع برگه فهرست چاپی، ایجاد و گسترش امانت بین کتابخانه‌ای و تهیه فهرستگان ملی اقدام کرد. پوتنام در راهنمای ضمیمه گزارش سال ۱۹۰۱ خود، به تشریح سازمان و مجموعه کتابخانه کنگره پرداخت و این راهنما به‌عنوان الگویی برای کتابخانه‌ها به‌شمار می‌آمد. از دیگر اقدامات پوتنام در طی دو دهه اول قرن بیستم، می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

۱٫ کسب حمایت رئیس‌جمهور وقت (تئودور روزولت)، برای گسترش فعالیت‌های کتابخانه

۲٫ دستور اجرایی انتقال اسناد ریاست جمهوری و سایر اسناد دولتی به کتابخانه

۳٫ بازنگری قانون حق مؤلف سال ۱۸۷۰ که در سال ۱۹۰۵ آغاز شد و در سال ۱۹۰۹ پایان یافت

۴٫ گردآوری مجموعه کتاب‌های روسی و ژاپنی در سال ۱۹۰۷ و به دنبال آن تأسیس بنیاد مجموعه‌های شرقی و اسلاو کتابخانه کنگره

۵٫ هدایت کمیته خدمات کتابداری جنگ، توسط انجمن کتابداران امریکا (۱۹۱۷-۱۹۱۹) که نمودی مؤثر از موفقیت کتابداری امریکا بود.

در طی نیمه اول مدیریت پوتنام، که تقریباً از سال ۱۸۹۹ تا جنگ جهانی اول به‌طول انجامید، او در مجموع، از حمایت کامل کتابداران متخصص و انجمن کتابداران امریکا برخوردار بود. در طی ۲۰ سال بعد کتابخانه کنگره و انجمن کتابداران امریکا به‌سبب عدم توافق و سازگاری از یکدیگر فاصله گرفتند.

یکی از علت‌های این امر آن بود که پوتنام توجه فراوانی به مسائلی که مستقیماً ارتباطی با جامعه کتابداری امریکا نداشت، می‌کرد. در سال ۱۹۱۴ خدمات مرجع ویژه‌ای برای قانون‌گذاری ایجاد شد. در سال ۱۹۲۱ بیانیه استقلال و قانون اساسی ایالات متحده از وزارت کشور به کتابخانه کنگره منتقل گردید تا از این طریق چهره کتابخانه ملی به‌عنوان نماد دموکراسی امریکا بیش از پیش جلوه‌گر شود. در اواسط دهه ۱۹۲۰، با اقدامات پوتنام، کتابخانه کنگره به‌عنوان یکی از نهادهای ملی حامی هنر مطرح شد و با کمک الیزابت اسپریگ کولیج، تالاری برای اجرای موسیقی مجلس تهیه گردید و همچنین به‌کمک این خانم، هیأت صندوق امانت کتابخانه کنگره در سال ۱۹۲۵ تشکیل شد که بدین وسیله کتابخانه برای نخستین بار می‌توانست به قبول، نگهداری و سرمایه‌گذاری برای هدایا و اعانات بپردازد.

افزون بر این، تلاش فزاینده پوتنام برای "تفسیر" مجموعه‌ها جایگزین علاقه شخصی او در همکاری کتابخانه‌ای و مسائل فنی مربوط شد. پوتنام همیشه استفاده از مجموعه‌های کتابخانه کنگره را هدف اصلی آن قلمداد می‌کرد. برای مثال، در جلسه سال ۱۸۹۶، کتابخانه ملی را چنین توصیف می‌کند: "کتابخانه‌ای که در صدر کتابخانه‌ها قرار داشته و به‌عنوان نمونه و الگو، امر دانش‌گستری در ایالات متحده را یاری داده و گسترش می‌بخشد." پوتنام پس از تأسیس هیأت صندوق امانت کتابخانه کنگره، شروع به جذب منابع مالی خصوصی کرد تا از این طریق متخصصان موضوعی و محققان را در استفاده از مجموعه‌ها و ارائه نظرهای مشورتی حمایت کند.

به‌طور خلاصه باید گفت همچنان که پوتنام بر دیگر فعالیت‌ها تکیه داشت، علاقه او به نقش کتابخانه کنگره به‌عنوان پیشگام کتابخانه‌های امریکا کاسته شد. برای نمونه، در سال ۱۹۳۵، پوتنام ضمن نامه‌ای به کارل اچ. میلان، دبیر انجمن کتابداران امریکا، به‌صراحت اندیشه استقرار دفتر کتابخانه‌های فدرال در کتابخانه کنگره را رد کرد و بر این عقیده بود که چنین اداره‌ای موجب آشفتگی و اختلال در خدمات علمی که مهم‌ترین وظیفه کتابخانه ملی است، می‌شود. پوتنام بر این باور بود که چنین دفتری باید وابسته به یکی از وزارتخانه‌های اجرایی دولت باشد.

خود رأیی پوتنام باعث بروز مشکلات دیگری نیز شد. او مدیری راسخ، مورد احترام و در عین حال باجذبه بود. در واقع، هیچ کس او را با اسم کوچک خطاب نمی‌کرد و ثابت شده بود که هیچ کس چه در داخل کتابخانه کنگره و یا خارج آن، توان آن را نداشت که بر او تأثیر عمده‌ای بگذارد.

در اواخر دهه ۱۹۳۰، کتابخانه کنگره دچار رکود اجرایی شد و روحیه ضعیف کارکنان و مشکلات عملیاتی، همچون عقب افتادن حجم عظیم فعالیت‌های فهرستنویسی، نیز موجب تشدید این امر گردید. خودداری یا ناتوانی پوتنام در تفویض مسئولیت نیز، این مشکلات را جدی‌تر کرد. در سال ۱۹۳۹، کتابخانه کنگره دارای ۳۵ بخش بود که هر کدام به‌طور مستقیم به رئیس کتابخانه، گزارش ارائه می‌کردند. این تعداد بخش‌ها را می‌توان با ۱۶ بخشی که در سال ۱۹۰۱ در گزارش سالانه درج شده بود، مقایسه کرد. حتی پوتنام با همه چیزهایی که به کتابخانه اهدا کرد نتوانست نظارت موفقیت‌آمیز بر ۳۵ واحد مختلف و ۱۱۰۰ کارمند داشته باشد. در اواخر دهه ۱۹۳۰، بسیاری از کتابداران و سیاستمداران، انتظار داشتند تا پوتنام تصمیم به بازنشستگی بگیرد. در واقع، حتی فرانکلین روزولت رئیس‌جمهور وقت نیز چنین انتظاری داشت.

با این همه، پوتنام بسیار مورد احترام محققان و کتابداران بود. در اول اکتبر ۱۹۳۹، هنگامی که او کتابدار بازنشسته کتابخانه کنگره شد، دوستانش در انجمن کتابداران امریکا به وی لقب "پیشکسوت حرفه ما" دادند که کتابخانه کنگره را به جایگاه افتخارآمیز کنونی و عظیم‌ترین نهاد کتابشناختی دنیا مبدل ساخته است. وی تا ۱۵ سال بعد، با حضور در دفتر کار خود در ساعات اداری با کتابخانه کنگره همکاری داشت. پوتنام در ۱۴ اوت ۱۹۵۵ در وودز هول ماساچوست چشم از جهان فرو بست. وی هیچ‌گونه زندگینامه‌ای از خود به‌جای نگذاشت و چهل گزارش سالانه او در فاصله سال‌های ۱۸۹۹ تا ۱۹۳۹، به‌عنوان سابقه موفقیت‌هایش در کتابخانه کنگره به‌شمار می‌آید.