مقدمه

سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، یکی از مهم ترین گنجینه های فرهنگ مکتوب در منطقه و جهان اسلام می باشد. تعلق این سازمان بزرگ فرهنگی به آستان مقدس حضرت رضا (ع) باعث شده است که سالانه حجم زیادی از منابع اطلاعاتی (کتب خطی، چاپ سنگی، چاپی و ... ) توسط ارادتمندان به این بارگاه ملکوتی اهداء گردد که پس از بررسی آثار رسیده چاپی و تامین کسریهای مخازن و تالارهای کتابخانه مرکزی و کتابخانه هایِ وابسته، منابع مازاد چاپی بر نیاز در انبار کتاب نگهداری می شود. اما در سالهای اخیر، کثرت کتب اهدائی چاپی مازاد بر نیاز علاوه بر هزینه های آماده سازی، سازماندهی و نگهداری، سازمان را با مشکل فضا جهت نگهداری اینگونه منابع روبرو نموده است. لذا سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی به منظور استفاده بهینه از منابع اهداییِ چاپی و در راستای چشم انداز بیست ساله با هدف ترویج فرهنگ کتاب و کتابخوانی اقدام به اهداء و مبادلۀ منابع مازاد بر نیاز خود به مراکز علمی، فرهنگی و آموزشیِ متقاضی می نماید. از اینرو به منظور استفاده بهينه از منابع اهدایی و اعمال رويه اي يكنواخت و هماهنگ آيين نامه ذیل توسط معاونت امور کتابخانه های وابسته تنظيم گردید.

فصل اول: اهداف
1.    غنی سازی مجموعه های سازمان از طریق مبادله منابع مازاد بر نیاز؛
2.    کمک به مراکز آموزشی، فرهنگی، مساجد و ... در راستای غنی سازی کتابخانه؛
3.    ترویج فرهنگ کتاب و کتابخوانی؛
4.    ارتقاء سواد اطلاعاتي جامعه؛
5.    کاهش هزینه های آماده سازی، سازماندهی، انبارداری و رفع مشکل فضا برای نگهداری منابع موجود.

فصل دوم: شرایط مبادله و اهدایِ منابع
1.    سازمانها، نهادها، مراکز علمی، آموزشی، فرهنگی، مساجد و کتابخانه هایی که متقاضی مبادله کتاب می باشند می توانند با اعلام سیاهه منابع مازاد بر نیاز خود و بررسی سیاهه مذکور توسط کارشناسان سازمان اقدام به انتخاب منابع مورد نیاز خود از منابع مازاد بر نیاز سازمان متناسب با تعداد منابع واگذاری شده نمایند. اطلاعات کتابشناختی منابع موجود در انبار را می توان از طریق نرم افزار تحت وب کتابخانه جستجو و ملاحظه نمود.
2.    مراکزی که متقاضی دریافت کتاب اهدایی می باشند باید علاوه بر فراهم نمودن امکانات و تجهیزات مناسب برای راه اندازی کتابخانه ( با تایید کارشناس سازمان کتابخانه ها) نسبت به ارائه تعهد در جهت حفظ دقیق منابع دریافتی اقدام نمایند.
3.    مرکز درخواست کننده منابع اهدایی متعهد شود در صورتی که کتابخانة مرکز به هر دلیلی تعطیل گردید کلیه منابع اهدایی را به سازمان عودت نماید.
 
فصل سوم: گستره و محدوده جغرافیایی خدمات
ماده1. اولویت خدمات اهدایِ کتاب با سازمانها، نهادها، مراکز علمی، آموزشی، فرهنگی، مساجد و کتابخانه هایی است که در محدوده شهر مقدس مشهد بوده و در مناطق محروم قرار دارند.
ماده2. استان خراسان رضوی و سایر استانهای کشور به ترتیب در اولویت های بعدی اهدای کتاب قرار دارند.
تبصره1. مراکزی که تمایل به مبادله منابع به منظور تکمیل مجموعه خود و سازمان را دارند محدودیتی در ماده 1 و 2 ندارند.

فصل چهارم: نحوه انتخاب و تحویل منابع
ماده3: پس از موافقت سازمان در خصوص اهدای کتاب، نماینده تام الاختیار مرکز می تواند نسبت به انتخاب منابع اقدام نماید.

تبصره2. مسئولیت انتخاب کتاب از نظر موضوع، سطح و محتوایِ منابع به عهده نماینده تام الاختیار مرکز خواهد بود و سازمان هیچ گونه مسئولیتی در این خصوص نخواهد داشت.

فصل پنجم: مقررات کلی
ماده4. كليه مراکز متقاضی پس از اخذ مجوز، طرف قرارداد سازمان محسوب می شوند لذا بر اساس مقررات و ضوابطي كه توسط سازمان كتابخانه ها تعيين مي شود، عمل مي نمايند.
ماده5. در صورتی که سازمان به هر دلیلی تقاضای برگشت یک یا چند نسخه و حتی کلیه کتب اهدایی را داشته باشد مرکز  بدون هیچ گونه تعللی نسبت به برگشت منابع تحویل شده اقدام نماید.  
ماده6. تعداد منابع اهدایی سازمان با توجه به امکانات، تجهیزات، منطقه، نوع کتابخانه و گزارش بازدید کارشناس سازمان کتابخانه ها از مرکز متقاضی تعیین خواهد شد.
ماده7. کتابهای قدیمی (قبل از 1320)، کمیاب، عطف زرد و ممنوعه مبادله و اهداء نخواهد شد.
فصل ششم: اصلاح و بازنگري
هر گونه تغيير يا تجديد نظر در آيين نامه مبادله و اهدای کتاب با پيشنهاد معاونت امور کتابخانه های وابسته، پس از تاييد رئیس سازمان و تصويب هيات مديره سازمان امكان پذير خواهد بود.  
این آیین نامه در یک مقدمه، شش فصل، هفت ماده و دو تبصره تنظیم و در دویست و شصت و هفتمین جلسه هیات مدیره محترم سازمان مورخ 24/5/92 به تصویب رسیده و لازم الاجرا می باشد.