درباره همایش

همایش فعالیت های داوطلبانه فرصتی برای پویاسازی خدمات کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی با هدف نزدیک کردن حرفه و دانشگاه و آغاز به‌ کار کرده است. این کنگره تلاش می‌کند مکمل همایش‌های دانشگاهی و علمی- پژوهشی باشد که در انجمن‌های علمی و دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی کشور برگزار می‌گردد. همچنین این کنگره در تلاش است فضایی برای گفتگوی خبرگان و حرفه‌مندان و دانشگاهیان و پژوهشگران ایجاد کند. این کنگره، تدارکات خود را از ابتدای بهمن ماه هر سال آغاز می‌کند تا کنگره را در نیمه آبان ماه سال بعد برگزار کند. کمیته‌های علمی و اجرایی نیز موظف هستند پس از برگزاری کنگره (در آبانماه)، تا اول بهمن همان سال، گزارشی به هیئت مدیره انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران[۱] ارائه و سخنرانی‌ها، مقاله‌ها، گفتگوهای نشست‌ها و غیره را نیز در کوتاه‌ترین زمان ممکن (حداکثر تا پیش از نمایشگاه بهاره کتاب)‌ منتشر کند. آنچه در ادامه می‌آید (نمودار ۱)، ساختار کنگره است که در آن، بخش‌ها و زیربخش‌های مورد نظر برای برگزاری کنگره ترسیم شده است.

کمیته سیاست‌گذاری
وظیفه این شورا ترسیم خط‌مشی‌های کلان برای همایش می باشد. اعضای شورا شامل رییس سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، دبیرکمیته اجرایی،  دبیر کمیته علمی و اعضای حقیقی و حقوقی می باشد که در خصوص اهداف همایش سیاستگذاری می نمایند.
وظایف
۱) هدف‌گذاری همایش
۲) هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی برای جذب حامی مالی و معنوی؛
۳) هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی برای جوایز
  اعضای شورا
اعضای این شورا در بر گیرنده دو گروه حقیقی و حقوقی به شرح زیر است:
     اعضای حقیقی
اعضای حقیقی همایش دربرگیرنده موارد زیر است:
•    دو نفر از استادان برجسته رشته به انتخاب کمیته راهبری همایش
•    دو نفر از رؤسای کتابخانه‌های تخصصی و پژوهشی به انتخاب کمیته راهبری همایش
•    دو نفر از کتابداران خبره شاغل در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی ایران به انتخاب کمیته راهبری همایش
    اعضای حقوقی
1.    رئیس انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران؛
2.    رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران یا نماینده ایشان (معاون یا مدیر کل)؛
3.    دبیرکل هیئت امنای کتابخانه‌های عمومی کشور یا نماینده ایشان (معاون یا مدیر کل)؛
4.    رئیس سازمان فرهنگی هنری شهرداری (در شهرهای برگزار کننده کنگره) یا نماینده ایشان (در تهران معاون یا مدیر کل و در شهرستانها رئیس سازمان)؛
5.    معاون پژوهشی / فرهنگی وزارت آموزش و پرورش یا نماینده ایشان؛
6.    رئیس کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان یا نماینده ایشان (معاون یا مدیرکل)؛
7.    رئیس کتابخانه آستان قدس رضوی یا نماینده ایشان (معاون یا مدیر کل)؛
8.    مدیرکل آرشیوهای صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران یا نماینده ایشان (معاون یا مدیرکل)؛
9.    دو نفر از رؤسای کتابخانه‌های بزرگ دانشگاهی کشور به پیشنهاد هیئت مدیره انجمن؛
10.    یک نفر نماینده از کتابخانه‌های حوزه‌های علمیه به پیشنهاد مرکز تحقیقات علوم اسلامی حوزه؛
11.    یک نفر از رؤسای موزه‌های فعال کشور با معرفی سازمان میراث فرهنگی؛
12.    رئیس مرکز منطقه‌ای علم و فناوری یا نماینده ایشان؛
13.    رئیس پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) یا نماینده ایشان.
 جلسه‌های شورا
این شورا موظف است در سال سه جلسه برگزار کند. یک جلسه در اردیبهشت ماه برای هدف‌گذاری و تعیین حامیان مالی، یک جلسه در شهریور ماه برای بررسی روند پیشرفت کار کنگره و یک جلسه پس از برگزاری کنگره در دی‌ماه و برای بررسی نتایج خواهد داشت.
دبیرخانه
دبیرخانه همایش مسئول امور ارتباطی، تبلیغاتی و برگزاری جلسه‌های شورای سیاست‌گذاری و کمیته راهبری همایش را برعهده دارد. مسئول کمیته همایش‌های انجمن، رئیس دبیرخانه همایش نیز محسوب می‌شود.
 وظایف
۱) برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسه‌های شورای سیاست‌گذاری و کمیته‌های راهبری، علمی، اجرایی و غیره؛
۲) ارسال دعوتنامه‌های شورای سیاست‌گذاری و کمیته‌های راهبری، علمی و اجرایی؛
۳) برگزاری جلسه‌های شورای سیاست‌گذاری و کمیته‌های راهبری، علمی و اجرایی؛
۴) صدور گواهی‌ به تقاضای کمیته های علمی و اجرایی.
کمیته علمی
مسئولیت بررسی برنامه‌های علمی همایش و پاسخ‌گویی به مسایل علمی همایش برعهده کمیته علمی است. دبیر علمی، مسئول کمیته علمی است که عضو کمیته راهبری همایش نیز هست. این کمیته با کمیته‌های ارزیابی و انتشارات انجمن در ارتباط است.
وظایف
وظایف کمیته علمی  به سه دوره زمانی به‌شرح زیر تقسیم می‌شود:
o    پیش از برگزاری
۱)              برنامه‌ریزی علمی نشست‌ها؛
۲)              تعیین زمینه (تِم) موضوعی؛
۳)              تعیین موضوع نشست‌ها (پنلها)؛
۴)              تعیین دبیران نشست؛
۵)              تصویب اعضای نشست؛
۶)              تهیه فراخوان هر نشست؛
۷)              داوری ایده‌ها و تجربه‌ها؛
۸)              داوری جوایز؛
۹)               تهیه فراخوان مقاله‌ها؛
۱۰)          تهیه فراخوان جوایز؛
۱۱)          تهیه چکیده‌‌نامه؛
۱۲)          تدوین معیارهای ارزیابی.
o    هنگام برگزاری
۱)   برگزاری نشست‌های عملی؛
۲)   تدوین بیانیه نشست‌ها (با یاری دبیر هر نشست)؛
۳)   تدوین بیانیه پایانی.
o    پس از برگزاری
۱)  بررسی نتایج ارزیابی هر نشست؛
۲)  ویراستاری علمی آثاری که چاپ / انتشار آنها تأیید شده است.
اعضا
 اعضای کمیته علمی به پیشنهاد کمیته راهبری همایش و تأیید هیئت مدیره انجمن و از میان خبرگان، حرفه‌مندان و اعضای هیئت علمی فعال رشته و در صورت لزوم از سایر رشته‌ها انتخاب می‌شوند.
کارگروه‌ها
کمیته علمی دربرگیرنده کارگروه‌های زیر است:
–     کارگروه انتخاب سخنرانان؛
–     کارگروه داوری جایزه‌ها؛
–     کارگروه داوری تجربه‌ها و ایده‌ها؛
–     کارگروه برگزاری نشست‌ها.