۱۳۹۳-۰۷-۱۲
آئین نامه
مقدمه
یکی از آسیبهای جدی در حوزههای مدیریتی، گرفتار شدن مدیران در گیر و دار مسایل جاری و اجرایی است. معمولاً وقت زیادی از مدیران با شرکت در جلسات و پاسخگویی به مراسلات گرفته میشود، از اینرو چندان فرصت تفکر و اندیشه نمییابند و در خوشبینانهترین حالت، اگر هم فرصت این کار را بیابند در تصمیمگیری با تکیه بر تفکر فردی توفیقات زیادی به دست نمیآورند. لازمه عبور از این چالش، ایجاد ساختاری است تا مدیران بتوانند در تصمیمگیری خود با بهرهگیری از تفکر جمعی، ضمن شناسایی فرصتها، تهدیدها و نقاط قوت و ضعف، خطاپذیری عملکرد خود را به حداقل کاهش دهند.
در این راستا اتاق فکر میتواند به عنوان بازوی مشورتی مدیران شکل بگیرد. اتاق فکر با دارا بودن افرادی با تجربه خوب و پتانسیل تحقیقاتی و برخوردار از قوه خلاقیت و نوآوری با ایدهها و اندیشههای نو میتواند مدیران اجرایی را در اتخاذ تصمیمات مناسب یاری دهد. در واقع به عنوان یکی از عناصر حل مسئله و توسعه خلاقیت به تدوین و انعکاس پیشنهادات سازنده و خلاقانه اعضاء خود میپردازد و با نوآوری، فضای تصمیمگیری را از یکنواختی خارج میکند.
با توجه به اینکه امروزه اتاق فکر بخش اصلی و ضروری سازمانهاست و جهت استفاده بهینه از ایدههای نو و مستندسازی و جمعبندی تجارب و نظرات خبرگان و افراد خلاق، این سازمان با هدف پیشبرد هر چه بهتر اهداف خود و کشف راهحلهای لازم برای رفع موانع موجود و نیز ارائه خلاقانه و منحصر به فرد خدمات به مراجعان و اعضاء خود اقدام به تشکیل اتاق فکر کرده است.
فصل 1: تعاریف
ماده1: سازمان در این آئیننامه به معنای سازمان کتابخانهها، موزهها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی میباشد.
ماده2: اتاق فکر به فضایی گفته میشود که در آن گروهی از نفرات خبره، صاحب فکر و نوآور (کارشناسان یا مدیران درونسازمانی یا برونسازمانی) بر اساس روش‌های جمعاندیشی به ارائه راهحلهای خلاقانه برای حل ریشه‌ای مشکلات موجود و تدوین سیاست‌ها و برنامه‌های کلان سازمان می‌پردازند.
ماده3: عضو اتاق فکر فردی(کارشناس یا مدیر درونسازمانی یا برونسازمانی) است که به طور منظم در جلسات اتاق فکر شرکت نموده و در راستای رسیدن به اهداف اتاق فکر فعالیت مینماید.
ماده4: رئیس اتاق فکر یکی از اعضاء اتاق فکر است که مسئولیت هدایت و رهبری جریانات فکری و اجرایی اتاق فکر را به عهده دارد.
ماده5: کارشناس اتاق فکر یکی از اعضاء اتاق فکر است که مسئولیت برنامهریزی و پیگیری امور اتاق فکر را داراست.
فصل 2: ساختار و ترکیب اعضاء
ماده6: ساختار کلی اتاق فکر متشکل از نیروهای علاقهمند، متخصص و با سابقه کاری مفید میباشد.
ماده7: در ساختار اداری، اتاق فکر زیر نظر مستقیم رئیس سازمان فعالیت مینماید.
ماده8: ترکیب اولیه اعضاء اتاق فکر (درونسازمانی یا برونسازمانی) با نظر رئیس سازمان و ابلاغ حکم از سوی ایشان تعیین میشود.
ماده9: در صورت نیاز، اعضاء جدید (درونسازمانی یا برونسازمانی) با پیشنهاد اعضاء اولیه و تأئید رئیس سازمان و ابلاغ حکم از سوی ایشان تعیین میشوند.
ماده10: مدت زمان عضویت اعضاء، سه سال (از تاریخ صدور حکم) میباشد. تمدید این مدت با نظر و تأئید رئیس سازمان انجام میگردد.
ماده 11: رئیس اتاق فکر از میان اعضا و با پیشنهاد آنان و با تأئید رئیس سازمان منصوب میشود.
ماده12: کارشناس اتاق فکر از میان اعضاء انتخاب و با تأئید رئیس سازمان منصوب میشود.
ماده13: افراد مدعو و میهمان با پیشنهاد اعضاء و رئیس اتاق فکر و به تناسب موضوعات مطروحه در اتاق فکر، به جلسات دعوت خواهند شد.
ماده14: کارگروههای تخصصی متشکل از کارشناسان مرتبط به منظور بررسی و اعلام نظر در مورد مسائل تخصصی میتواند به طور موقت تشکیل گردد.
فصل 3: اهداف
ماده 15: اتاق فکر سازمان برای رسیدن به اهداف ذیل کوشش خواهد کرد:
15-1 زمینه‌سازی برای تحولات اساسی در عرصه‌های مدیریت و برنامهریزی، تصمیمسازی و تصمیمگیری
15-2 افزایش توان مدیریت سازمان در حل مشکلات
15-3 شناسایی فرصتها و تهدیدهای سازمانی
15-4 کاهش هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع و ارتقاء بهره‌وری در سازمان
15-5 آسیبشناسی و تحلیل وضعیت موجود سازمان و ارائه راهکارهای برونرفت از چالش‌ها و دغدغه‌ها
15-6 کمک به بهبود کیفیت خدمات سازمان
15-7 ایجاد محیط و بستری برای تولید اندیشههای نو در راستای حل مسائل
15-8 ایجاد بستر مناسب برای مشاوره به واحدها و بخشهای مختلف سازمان در صورت نیاز
فصل 4: وظایف
ماده 16: وظایف کلی
16-1 فراهم کردن زمینه مناسب برای تبادل اطلاعات و نظرات میان کارشناسان و مدیران سازمان
16-2 تبدیل ایدههای کلی به برنامه‌های قابل اجرا (فرآیندسازی ایدههای نو)
16-3 کارشناسی، ارزیابی و تکمیل طرح ها، ایدهها و اندیشههای نو و ارائه راهکارهای اجرائی
16-4 انجام مطالعات ترازیابی و تحلیلی- تطبیقی و مرور تجربه سازمانهای مشابه و یافتن نقاط قوت و ضعف سیاست‌های آنها و بومی‌سازی الگوهای اندیشه‌ای بدست آمده از مطالعات ترازیابی
16-5 انجام مطالعات آینده شناسی و آینده نگاری
16-6 کمک به برقراری ارتباط مؤثر سازمان با سازمانهای مشابه
16-7 انعکاس ایدهها و راهکارهای کارکنان به رئیس سازمان
16-8 کشف و شناسایی مسائل راهبردی که سازمان با آن مواجه است
16-9 حل مسائل و مشکلات سازمان به صورت شبکهای و بر اساس خرد جمعی
16-10 دستیابی، گردآوری و مستندسازی تجارب ارزشمند مدیران سازمان
ماده17: وظایف رئیس اتاق فکر
رئیس اتاق فکر که رئیس جلسات نیز میباشد، وظایف زیر را به عهده دارد:
17-1 اداره جلسات اتاق فکر
17-2 تقسیم کار و تعیین وظایف کارشناس و اعضاء با توجه به موضوع جلسات
17-3 ارائه رهنمودهای لازم در مراحل نظری و عملی امور به کارشناس و اعضاء
17-4 تعیین دستور جلسات و تاریخ برگزاری جلسات
17-5 تعیین افراد مدعو و میهمان جهت حضور در جلسات در صورت نیاز
17-6 ارائه گزارش عملکرد اتاق فکر به رئیس سازمان
ماده18: وظایف کارشناس اتاق فکر
کارشناس اتاق فکر که دبیر جلسات نیز میباشد، وظایف زیر را به عهده دارد:
18-1 تهیه دستور جلسه با هماهنگی رئیس جلسه
18-2 تنظیم زمان و مکان جلسه
18-3 ارسال دعوتنامه برای اعضاء یا میهمانان جهت شرکت در جلسات
18-4 فراهم نمودن تدارکات لازم تمهیدات برای برگزای جلسه( پذیرایی و ...)
18-5 تهیه و تنظیم صورتجلسات
18-6 انجام امور مربوط به موضوعات مطروحه (نامهنگاری و ...)
18-7 ارائه گزارش عملکرد به رئیس اتاق فکر
18-8 پیگیری اجرای مصوبات
18-9 اطلاعرسانی فعالیتهای اتاق فکر به مدیران و کارکنان سازمان از طریق اتوماسیون، اینترانت سازمان، وب سایت سازمان و ...
18-10 تهیه آرشیو صورتجلسات، نامهها و سایر اسناد مرتبط با فعالیتهای اتاق فکر
ماده19: وظایف اعضاء
اعضاء اتاق فکر وظایف زیر را به عهده دارند:
19-1 حضور منظم در جلسات
تبصره: غیبت پیوسته بیش از سه جلسه اعضاء با نظر رئیس اتاق و رئیس سازمان موجب ابطال حکم عضویت فرد خواهد شد.
19-2 بررسی و مطالعه در مورد موضوعات مطروحه در اتاق فکر و ارائه راهکارهای مرتبط
19-3 انجام امور محوله از سوی رئیس اتاق فکر
فصل 5: چگونگی مدیریت ورودی و خروجیهای اتاق فکر
ماده20: مسائل و موارد مطرح شده در اتاق فکر شامل موضوعات در سطح کلان و کلی سازمان میباشد.
ماده21: موارد و موضوعات مورد بررسی در اتاق فکر از سه طریق تعیین میشوند:
الف. دستور مستقیم رئیس محترم سازمان
ب. موارد مطروحه از طرف اعضاء اتاق فکر
ج. موارد مطروحه از طرف کارشناسان و مدیران سازمان
ماده22: موضوعات توسط اعضاء اتاق فکر بررسی و جمعبندی و نتیجه آن به رئیس محترم سازمان ارائه شده و پس از تأئید ایشان، جهت اجرا و اقدام متقضی به حوزههای مربوط ابلاغ میگردد.
ماده23: موضوعات مطروحه در اتاق فکر در قالب طرح، پروژه، بخشنامه، توصیه و غیره اعلام میگردد.
ماده24: ضمانت اجرای مصوبات اتاق فکر، دستور و ابلاغ رئیس سازمان میباشد.
ماده25: دبیرخانه اتاق فکر در محل فعالیت کارشناس اتاق فکر میباشد.
ماده26: چگونگی اقدام در موارد پیشبینی نشده با نظر رئیس اتاق فکر خواهد بود.
فصل 6: بودجه
ماده27: هر سال لازم است بودجهای خاص اتاق فکر سازمان برای موارد زیر پیشبینی شود:
27-1 پذیرایی جلسات
27-2 لوازم و تجهیزات لازم (کامپیوتر، میز، صندلی، کاغذ، پرینتر، قفسههای مورد نیاز، لوازم التحریر و ...)
27-3 دعوت از افراد میهمان (برونسازمانی) به جلسات
27-4 حضور اعضاء برونسازمانی در جلسات
27-5 تهیه کتاب یا مقاله مورد نیاز اعضاء
27-6 بازدیدهای علمی اعضاء
27-7 شرکت اعضاء در همایشهای مرتبط داخلی و خارجی
27-8 ترجمه متون
فصل 7: مکان و زمان برگزاری جلسات
ماده28: مکان برگزاری جلسات در محل فعالیت کارشناس اتاق فکر میباشد.
تبصره: تغییر در مکان برگزاری جلسات با نظر اعضاء و تائید رئیس اتاق فکر میسر میباشد.
ماده29: زمان برگزاری جلسات هفتهای یکبار به مدت حداکثر دو ساعت میباشد که با نظر اعضاء و تائید رئیس اتاق فکر به اطلاع اعضاء خواهد رسید.
این آئیننامه در 7 فصل، 29 ماده و 2 تبصره در آذرماه 1392 به تصویب رئیس محترم سازمان رسیده و از همین تاریخ لازم الاجرا می باشد. بازنگری آن در صورت لزوم، یکسال پس از تاریخ مذکور میباشد.
افزودن دیدگاه جدید: